Bedeutung der Evaluation
Evaluation oder Evaluierung (aus lateinisch valere „stark, wert sein“) bedeutet sach- und fachgerechte (Untersuchung und) Bewertung.
Übersicht der Beschaffung von Software
Softwarebeschaffung (engl. software acquisition), auch Softwareanschaffung, steht für die Beschaffung von Software und die dabei erforderlichen Maßnahmen. Es handelt sich um ein Teilgebiet der Softwaretechnik, bzw. genauer des IT-Ressourcen-Managements.[1] Eine Teilaufgabe besteht darin festzustellen, welche benötigten Softwareteile bereits auf dem Markt erhältlich sind, also beschafft werden können (Standardsoftware), und welche erst selbst entwickelt werden müssen (Individualsoftware).
Ablauf der Evaluation
Auswahlkriterien
Neben dem Entscheidungsprozess, in dem das Vorgehen für eine bestimmte Entscheidungssituation bestimmt wird, bestimmen in der Hauptsache die individuell auf den Einsatzzweck ausgerichteten Anforderungen die Entscheidung. Diese werden als Kriterien (relevante Merkmale für die Beschreibung eines Softwaresystems) definiert und bilden, nach ihrer Bedeutung gewichtet und ggf. zu Kriteriengruppen zusammengefasst, die Grundlage für die Bewertung/Entscheidung.[2]
Bei der Auswahl von Software – als wesentlicher Teilbereich der Softwarebeschaffung – für ein betriebswirtschaftliches Umfeld können zum Beispiel folgende Anforderungen/Kriterien zugrunde gelegt werden:
Funktionale Anforderungen:
Funktionalität, die von der Software unterstützt wird (inkl. Detaillierungsgrad)
Daten, die die Software verwalten/verarbeiten kann: Objekte und ihre Beziehungen untereinander, Attribute und deren Ausprägungen
Interaktive Bearbeitungsfunktionen der Software
Auswertungen, die die Software bietet
IT-Technische Anforderungen:
Integrationsfähigkeit in die bestehende IT-Landschaft: Z. B. internetfähig, mögliche Betriebssysteme, DBMS etc.
Performance/IT-Belastung
Einfachheit der Installation und Konfiguration
Anforderungen zur Architektur:
Bedienbarkeit/Ergonomie/Hilfesystem
Sicherheit: Sicherstellung kontrollierter Zugriffe, Verwaltung der Rechte, Vier-Augen-Prinzip, …
Mandantenfähigkeit, Mehrsprachigkeit
Versionierungsfunktionen und historische Sicht auf die Daten
Schnittstellen von und zu anderen Softwarepaketen und Systemsoftware
Flexibilität, individuelle Anpassbarkeit, z. B. über ein Parametersystem
Möglichkeit zur Erstellung zusätzlicher, individueller Auswertungen
Sonstige Kriterien:
Kosten (z. B. mittels einer Total Cost of Ownership (TCO)-Betrachtung)
Hersteller (Bekanntheit, Zuverlässigkeit)
Verbreitung der Software
Lebenszyklus der Software-Lösung
Einführungsunterstützung des Herstellers
Support: Updatefrequenz, Reaktionszeit bei Softwarefehlern
Im Rahmen einer Softwareauswahl ist die Erstellung eines Software-Anforderungskatalogs empfehlenswert. Dieser bündelt alle wesentlichen Anforderungen wie funktionale, nicht-funktionale und technische Anforderungen und dient als Grundlage um eine Vergleichbarkeit zwischen den verschiedenen Softwareanbietern herzustellen.
Vorgehensweise in der Evaluation
Vorgehensweise am Beispiel von:
http://www.it-matchmaker.ch/service.html
Schritt 1: Projekteinrichtung
Klare und verbindliche Formulierung der Anforderungen an die Software und den Service des Software-Anbieters.
Fundierte Prüfung des Marktangebotes (potenzielle Anbieter und Systeme).
Klare und verbindliche Fixierung des Leistungsumfangs (Software und Dienstleistungen), der Liefertermine und der finanziellen Konditionen.
Schritt 2: Orientierung
Beschaffung von Marktinformationen über Marktspiegel, Messebesuche und/oder Fachzeitschriften
IT-Matchmaker Marktrecherche
Schritt 3: Prozessanalyse
Erfassung bestehender Organisationsstrukturen und -Prozesse
Identifikation von Schwachstellen und deren Ursachen
Ggfs. Reorganisation der betrieblichen Strukturen
Nach Möglichkeit Verwendung entsprechender Referenzmodelle und Werkzeuge (SoftwareAtlas, Bonapart)
Schritt 4: Lastenheft
Ermittlung der unternehmensspezifischen Anforderungen an die Software-Lösung (funktional, technologisch usw.)
Erstellung eines Lastenheftes, das später auch die Grundlage für das mit dem Anbieter geschlossene Vertragswerk bildet.
Nach Möglichkeit Verwendung von Lastenheftvorlagen
Schritt 5: Marktrecherche
Qualifizierung der Lösungen, die die Anforderungen bereits im Standard am besten abdecken, z.B. über die strukturierten Lösungssteckbriefe im IT-Matchmaker
Dadurch Eingrenzung des Marktes auf 8-15 Lösungen
Schritt 6: Vorauswahl
Einholen von Kostenabschätzungen für die in der Marktrecherche ermittelten Favoriten
Analyse der Kostenabschätzungen, z.B. mit der Toolbox des IT-Matchmaker
Sichtung passender Referenzen der Software-Anbieter
Eingrenzung des Favoritenkreises auf 2-3 Lösungen
Schritt 7: Endauswahl
Erstellung eines unternehmensspezifischen Testfahrplans inkl. einer strukturierten Auflistung der Anforderungen entlang der betrieblichen Abläufe, z.B. mit den IT-Matchmaker Partnerprodukten
Systemtests (1- oder 2-tägig) auf Basis des Testfahrplans mit den Favoriten
Dokumentation und Auswertung der Ergebnisse der Systemtests
Entscheidung für den TOP-Kandidaten
Schritt 8: Vertragsverhandlungen
Erstellung eines Pflichtenheftes auf Basis des Lastenhaftes und der bisher gewonnenen Erkenntnisse
Fixierung der erforderlichen Schnittstellenprogrammierung und der Aufwände zur Datenübernahme
Erstellung eines detaillierten Implementierungs- und Schulungsplans
Nutzwertanalyse einfach erklärt
Vorgehensschritte in der Evaluation nach Hermes 5
Beschaffung mit offenem oder selektivem Verfahren und öffentlicher Publikation. Die Beschaffung findet in der Phase Konzept statt. Wenn nötig können Beschaffungen auch in anderen Phasen durchgeführt werden