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Die Vorgehensweise besteht aus fünf aufeinander folgenden Schritten.
U-W-Diagramm zeichnen und die Haupteinflussgrößen eintragen
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Ausgangspunkt ist ein horizontaler Pfeil nach rechts, an dessen Spitze das möglichst prägnant formulierte Ziel oder Problem steht, zum Beispiel Unsere Kundenberatung ist schlecht. Darauf stoßen schräg die Pfeile der Haupteinflussgrößen, die zu einer bestimmten Wirkung führen. Ein Pfeil bedeutet … trägt dazu bei, dass ….
Ursprüngliche Haupteinflussgrößen, wie beispielsweise die 4M (Material, Maschine, Methode, Mensch) bzw. 8M (erweitert um Management, Mitwelt (Milieu), Messung (Measurement) und Geld (Money)) werden heute von sämtlichen sonstigen, notwendigen Einflussgrößen (beispielsweise Prozesse, Umfeld etc.) ergänzt.
Haupt- und Nebenursachen erarbeiten
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Unter Verwendung von Kreativitätstechniken werden potentielle Ursachen erforscht. In Form von kleineren Pfeilen werden diese auf der Linie der jeweiligen Haupteinflussgrößen dargestellt. Liegen weitere Ursachen zugrunde, kann weiter verzweigt werden; dadurch ergibt sich eine immer feinere Verästelung.[3]
Vollständigkeit überprüfen
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Überprüfen, ob wirklich alle möglichen Ursachen berücksichtigt wurden. Durch die Visualisierung ist es oft leichter, weitere Ursachen zu finden.
Auswahl der wahrscheinlichen Aussagen
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Potentielle Ursachen werden bezüglich ihrer Bedeutung und Einflussnahme auf das Problem gewichtet. Weiter wird die Ursache mit der höchsten Wahrscheinlichkeit bestimmt.
Überprüfung der wahrscheinlichsten Ursache auf Richtigkeit
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Anhand der Kenntnisse und Erfahrungen von Fachkräften wird abschließend analysiert, ob auch tatsächlich die richtige Ursache für das Problem ermittelt wurde. Statistisch kann die Annahme, dass die identifizierte Ursache eine Hauptursache ist, mit einem Signifikanztest (Hypothesentest) gestützt werden.