Bedeutung der Evaluation
Evaluation oder Evaluierung (aus lateinisch valere „stark, wert sein“) bedeutet sach- und fachgerechte (Untersuchung und) Bewertung.
Übersicht der Beschaffung von Software
Vorgehensweise in der Evaluation
Vorgehensweise am Beispiel von:
http://www.it-matchmaker.ch/service.html
Schritt 1: Projekteinrichtung
Klare und verbindliche Formulierung der Anforderungen an die Software und den Service des Software-Anbieters.
Fundierte Prüfung des Marktangebotes (potenzielle Anbieter und Systeme).
Klare und verbindliche Fixierung des Leistungsumfangs (Software und Dienstleistungen), der Liefertermine und der finanziellen Konditionen.
Schritt 2: Orientierung
Beschaffung von Marktinformationen über Marktspiegel, Messebesuche und/oder Fachzeitschriften
IT-Matchmaker Marktrecherche
Schritt 3: Prozessanalyse
Erfassung bestehender Organisationsstrukturen und -Prozesse
Identifikation von Schwachstellen und deren Ursachen
Ggfs. Reorganisation der betrieblichen Strukturen
Nach Möglichkeit Verwendung entsprechender Referenzmodelle und Werkzeuge (SoftwareAtlas, Bonapart)
Schritt 4: Lastenheft
Ermittlung der unternehmensspezifischen Anforderungen an die Software-Lösung (funktional, technologisch usw.)
Erstellung eines Lastenheftes, das später auch die Grundlage für das mit dem Anbieter geschlossene Vertragswerk bildet.
Nach Möglichkeit Verwendung von Lastenheftvorlagen
Schritt 5: Marktrecherche
Qualifizierung der Lösungen, die die Anforderungen bereits im Standard am besten abdecken, z.B. über die strukturierten Lösungssteckbriefe im IT-Matchmaker
Dadurch Eingrenzung des Marktes auf 8-15 Lösungen
Schritt 6: Vorauswahl
Einholen von Kostenabschätzungen für die in der Marktrecherche ermittelten Favoriten
Analyse der Kostenabschätzungen, z.B. mit der Toolbox des IT-Matchmaker
Sichtung passender Referenzen der Software-Anbieter
Eingrenzung des Favoritenkreises auf 2-3 Lösungen
Schritt 7: Endauswahl
Erstellung eines unternehmensspezifischen Testfahrplans inkl. einer strukturierten Auflistung der Anforderungen entlang der betrieblichen Abläufe, z.B. mit den IT-Matchmaker Partnerprodukten
Systemtests (1- oder 2-tägig) auf Basis des Testfahrplans mit den Favoriten
Dokumentation und Auswertung der Ergebnisse der Systemtests
Entscheidung für den TOP-Kandidaten
Schritt 8: Vertragsverhandlungen
Erstellung eines Pflichtenheftes auf Basis des Lastenhaftes und der bisher gewonnenen Erkenntnisse
Fixierung der erforderlichen Schnittstellenprogrammierung und der Aufwände zur Datenübernahme
Erstellung eines detaillierten Implementierungs- und Schulungsplans
Nutzwertanalyse einfach erklärt
Vorgehensschritte in der Evaluation nach Hermes 5
Beschaffung mit offenem oder selektivem Verfahren und öffentlicher Publikation. Die Beschaffung findet in der Phase Konzept statt. Wenn nötig können Beschaffungen auch in anderen Phasen durchgeführt werden