Hauptaufgaben des Projektportfolio Managements (PPM)
Hauptaufgaben des Projektportfoliomanagements (PPM) – mit Erklärungen, konkreten Beispielen und typischen Herausforderungen für jede Aufgabe:
I
🧭 1. Strategische Ausrichtung sicherstellen
✅ Aufgabe:
Sicherstellen, dass alle Projekte auf die übergeordneten Unternehmensziele einzahlen.
📌 Beispiel:
Ein Unternehmen verfolgt eine Nachhaltigkeitsstrategie. PPM priorisiert Projekte, die CO₂-Emissionen reduzieren oder nachhaltige Lieferketten fördern.
⚠️ Herausforderung:
Strategien sind oft abstrakt formuliert.
Fachbereiche starten Projekte ohne strategischen Fit.
Fehlende KPIs zur Bewertung des Beitrags zur Strategie.
🎯 2. Projektbewertung, -priorisierung und -auswahl
✅ Aufgabe:
Systematische Bewertung und Auswahl von Projekten nach Nutzen, Risiko, Aufwand und strategischem Beitrag.
📌 Beispiel:
Ein Projekt mit hohem Kundennutzen, mittlerem Aufwand und geringem Risiko wird einem Prestigeprojekt mit unklarem ROI vorgezogen.
⚠️ Herausforderung:
Subjektive Entscheidungen durch politische Interessen.
Fehlende Bewertungsmodelle oder Scoring-Systeme.
Schwierigkeit, immaterielle Nutzen (z. B. Imagegewinn) zu bewerten.
🧑🤝🧑 3. Ressourcenmanagement auf Portfolioebene
✅ Aufgabe:
Optimale Verteilung von Personal, Budget und Infrastruktur über alle Projekte hinweg.
📌 Beispiel:
Ein zentrales Entwicklerteam wird nicht gleichzeitig für drei kritische Projekte eingeplant – Engpässe werden frühzeitig erkannt.
⚠️ Herausforderung:
Ressourcen sind oft dezentral organisiert.
Kapazitäten werden überschätzt oder nicht realistisch geplant.
Konflikte zwischen Linien- und Projektarbeit.
📊 4. Transparenz, Monitoring & Reporting
✅ Aufgabe:
Schaffung eines konsistenten Überblicks über Status, Fortschritt, Risiken und Abhängigkeiten im gesamten Projektportfolio.
📌 Beispiel:
Ein zentrales Dashboard zeigt in Echtzeit, welche Projekte im Plan sind, wo es Verzögerungen gibt und welche Risiken eskaliert wurden.
⚠️ Herausforderung:
Unterschiedliche Tools und Reifegrade in den Projekten.
Fehlende Datenqualität oder Reporting-Standards.
Reporting wird als „lästige Pflicht“ empfunden.
⚖️ 5. Risikomanagement auf Portfolioebene
✅ Aufgabe:
Identifikation, Bewertung und Steuerung von Risiken, die mehrere Projekte betreffen oder das Gesamtportfolio gefährden.
📌 Beispiel:
Ein regulatorisches Risiko betrifft mehrere Projekte im Finanzbereich – PPM koordiniert eine zentrale Risikostrategie.
⚠️ Herausforderung:
Risiken werden oft nur auf Projektebene betrachtet.
Fehlende Aggregation und Bewertung auf Portfolioebene.
Eskalationsmechanismen sind unklar oder werden nicht genutzt.
🔄 6. Kontinuierliche Portfoliooptimierung
✅ Aufgabe:
Laufende Überprüfung und Anpassung des Portfolios an neue Rahmenbedingungen, Marktveränderungen oder strategische Neuausrichtungen.
📌 Beispiel:
Ein Projekt wird gestoppt, weil sich der Markt verändert hat – die frei werdenden Ressourcen werden auf ein zukunftsträchtigeres Projekt umgelenkt.
⚠️ Herausforderung:
Fehlende Bereitschaft, Projekte zu beenden („Projektfriedhöfe“).
Politischer Widerstand gegen Projektabbrüche.
Fehlende Mechanismen zur Nutzenüberprüfung im Projektverlauf.
🧠 Zusammenfassung:
Ein wirksames Projektportfoliomanagement ist mehr als Projektverwaltung – es ist ein strategisches Steuerungsinstrument. Es sorgt dafür, dass Organisationen fokussiert, effizient und wirkungsvoll arbeiten – und nicht nur „beschäftigt“ sind.