...
Größter Nachteil einer laxeren hierarchischen Struktur ist wohl, dass Sie nicht bei allen Mitarbeitern gleichermaßen Anklang findet, da Weisungsbefugnisse und Zuständigkeiten nicht immer klar sind. So kann es für einen neuen Angestellten zu Anfang schwer sein, seinen genauen Platz im Unternehmen zu erkennen. Die meisten Aufbauorganisationen dieser Art sind zudem noch nicht sonderlich lange erprobt – originelle Konzepte sind somit praktisch immer ein Blindflug für Sie als Gründer.
...
...
Das Kongruenzprinzip der Organisation ist in der Organisationslehre der Grundsatz, dass Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortung und Informationen an nachgeordnete Stellen deckungsgleich übertragen werden müssen.
...
Die Stellenbildung
Stellenbildung bedeutet Zuordnung von im Rahmen der Aufgabenanalyse ermittelten Teilaufgaben auf Personen. Aufdiese Weise entstehen Stellen, d. h. einer (gedachten) Person zugewiesene Aufgabenkomplexe, die üblicherweise in ihrem Bestand vom Personenwechsel unabhängig sind
Aufgabenanalyse
Die Aufgabenanalyse im Sinne des Analyse-Synthese-Konzepts von Erich Kosiol beschreibt die Zerlegung einer komplexen Hauptaufgabe des Unternehmens in kleinere Teilaufgaben, die auf einzelne Handlungsträger aufgeteilt werden können.
Warum ist die Aufgabenanalyse wichtig?
Die Aufgabenanalyse gilt als Vorstufe der Aufgabensynthese, welche zusammen im Rahmen des Analyse-Synthese-Konzepts die Vorbereitung von Aufbau- und Ablauforganisation eines Unternehmens darstellen.
Das Ziel der Aufgabenanalyse ist es, dass die gebildeten Teilaufgaben, im Zuge der Aufgabensynthese, zu Aufgabenkomplexen zusammengefasst werden können. Somit können Aufgabenkomplexe einzelnen Handlungsträgern zugeordnet werden.
So werden die einzelnen Stellen der Aufbauorganisation geformt. Die räumliche und zeitliche Ordnung dieser Handlungskomplexe bildet die Grundlage für die betriebliche Ablauforganisation.
Was ist die Aufgabenanalyse?
In seinem Werk „Organisation der Unternehmung„ beschreibt Erich Kosiol sein Analyse-Synthese-Konzept als Vorstufe zur betrieblichen Aufbauorganisation. Auch im Rahmen der betrieblichen Ablauforganisation kommt die dieses Konzept zum Tragen. Im Rahmen der Aufgabenanalyse wird dabei die Hauptaufgabe eines Unternehmens gedanklich in kleine Teilaufgaben aufgegliedert.
Grundlage für die Aufgabenanalyse bilden die folgenden Faktoren:
Beschreibbarkeit und Abgrenzbarkeit der Unternehmensaufgabe
Planbarkeit der unternehmerischen Tätigkeit
Unabhängigkeit der Aufgabe von der Person des Stelleninhabers
Konsistenz der unternehmerischen Ziele
Anknüpfung der Aufgabengliederung an die Prozessschritte
Zur Analyse einer Aufgabe werden dabei unterschiedliche Merkmale und Kriterien herangezogen:
Verrichtung, also die eigentliche Handlung, beispielsweise:
bestellen, montieren, ausliefernObjekt, also der Gegenstand der Handlung, beispielsweise:
Rohstoffe, Erzeugnisse, MärktePhase der Aufgabe, beispielsweise:
Planung, Realisierung, KontrolleRang, also ob die Aufgabe angeordnet oder ausgeführt wird, beispielsweise:
Auftragserteilung als anordnende Aufgabe, Auftragsabwicklung als ausführende AufgabeZweckbeziehung, also das Ziel der Aufgabe, beispielsweise:
Fertigung als Kernprozess, Verwaltung als Supportprozess
Die kleinsten Teilaufgaben werden dabei als Elementaraufgaben bezeichnet. Die hauptsächlichen Gliederungsmerkmale im Rahmen der Aufgabenanalyse bilden die Verrichtung und das Objekt, während der Rang, die Phase und die Zweckbeziehung der näheren Konkretisierung dienen.
Als Ergebnis der Aufgabenanalyse erhält man den Aufgabengliederungsplan.
...
Beispiel
Die „BeiSpiel AG“ ist im Straßen- und Wegebau tätig. Im Rahmen eines Auftrags soll ein Stück Straße erneuert werden.
Hierfür liegen folgende Rahmenbedingungen vor:
Die Hauptaufgabe „Straße erneuern“ kann in folgende Elementaraufgaben gegliedert werden:
Alten Straßenbelag entfernen, Dauer: 6 Stunden
Untergrund vorbereiten, Dauer: 5 Stunden
Neuen Straßenbelag auftragen, Dauer: 4 Stunden
Neue Straßenmarkierungen aufbringen: 1 Stunde
Die Gesamtaufgabe „Straße erneuern“ dauert insgesamt also 16 Stunden. Bei einer Arbeitszeit von 8 Stunden pro Arbeitnehmer werden also 2 Arbeiter für diese Aufgabe benötigt.
Vorteile und Nachteile der Aufgabenanalyse
Vorteile:
Komplexe Aufgaben werden in kleinere Teilaufgaben aufgegliedert.
Die Teilaufgaben können im Rahmen der anschließenden Aufgabensynthese zu Aufgabenkomplexen zusammengefasst und den Handlungsträgern zugeordnet werden.
Nachteile:
Die Aufgabenanalyse kann sehr aufwendig sein.
Aufgabensynthese
Die Aufgabensynthese dient der Zusammenfassung der durch die Aufgabenanalyse gewonnenen Teilaufgaben zum Zweck der Gestaltung der betrieblichen Organisation.
...
Warum ist die Aufgabensynthese wichtig?
Die Aufgabensynthese ist in erster Linie wichtig für die Bildung von Organisationseinheiten innerhalb des Unternehmens. Hierbei werden einzelne Teilaufgaben auf einer Stelle zusammengefasst, welche die kleinste Organisationseinheit bildet. Den Stellen werden die zur Aufgabenerfüllung notwendigen Kompetenzen und Verantwortlichkeiten zugewiesen.
Im Rahmen der Stellenbeschreibung werden die Aufgaben einer Stelle klar und lückenlos beschrieben. Gleichartige Stellen werden zu Abteilungen zusammengefasst, welche von einer Instanz geführt werden.
Was ist die Aufgabensynthese?
Das Analyse-Synthese-Konzept von Erich Kosiol beschreibt die Vorstufe der betrieblichen Organisation. Hierbei werden die Hauptaufgaben des Betriebs zuerst im Rahmen der Aufgabenanalyse in kleinere Teilaufgaben zerlegt.
Die durch die Aufgabenanalyse gewonnenen Teilaufgaben werden anschließend im Zuge der Aufgabensynthese zu Aufgabenkomplexen zusammengefasst, welche dann auf die einzelnen Handlungsträger übertragen werden können.
Dabei kann man unterscheiden zwischen:
aufbauorientierten Aufgabensynthese
ablauforientierten Aufgabensynthese
Im Gegensatz zur reinen Zerlegung der Hauptaufgabe im Rahmen der Aufgabenanalyse steht bei der Aufgabensynthese die Gesamtheit des Erfüllungsvorgangs einer Aufgabe im Mittelpunkt.
Dazu gehören vor allem:
die Aufgabenträger
die benötigten Sachmittel
die Beziehungen und Zusammenhänge zu anderen Aufgabenerfüllungsprozessen
Insbesondere in der ablauforientierten Aufgabensynthese müssen all diese Kriterien mit einbezogen werden. Wohingegen bei der aufbauorientierten Aufgabensynthese vor allem der Inhalt einer Aufgabe betrachtet werden muss.
Die einzelnen Kriterien, nach denen eine Aufgabensynthese vorgenommen werden kann, sind stark von den jeweiligen Merkmalen innerhalb der Organisation abhängig. Im Allgemeinen kann man aber nach den Kriterien der Zentralisation oder Dezentralisation vorgehen.
Dabei können unterschiedliche Ansätze verfolgt werden:
Zusammenfassung von Aufgabenkomplexen mit gleichartiger Verrichtung
→ VerrichtungszentralisationZusammenfassung von Aufgabenkomplexen mit gleichartigen Objekten
→ Objektzentralisation
Der Umfang der einzelnen Aufgabenkomplexen ist abhängig vom dafür vorgesehenen Stelleninhaber und dessen Qualifikationen. Dies geschieht in erster Linie unabhängig von der jeweiligen Person. Vielmehr wird darauf Wert gelegt, dass entsprechende Qualifikationen im Unternehmen vorhanden sind oder beschafft werden können.
Sind die Stellen entsprechend der Aufgabenkomplexe im Unternehmen geschaffen, so werden gleichartige Stellen in Abteilungen zusammengefasst und daraus die entsprechende Aufbauorganisation abgeleitet. Die Betrachtung der gleichartigen Aufgabenkomplexe im räumlichen und zeitlichen Zusammenhang dient dagegen der Schaffung der Ablauforganisation.
Beispiel
Die „BeiSpiel AG“ produziert und vertreibt Autos. Im Rahmen der Aufgabenanalyse wurde die Hauptaufgabe „Auto bauen“ in die einzelnen Teilaufgaben untergliedert.
Durch die aufbauorientierte Aufgabensynthese wurden gleichartige Aufgabenkomplexe zusammengefasst, sodass innerhalb der Abteilung „Fertigung“ drei Unterabteilungen „Rohbau“, „Lackiererei“ und „Endmontage“ entstanden sind.
Im Rahmen der ablauforienterten Aufgabensynthese wurden die gleichartigen Aufgabenkomplexe in dem Sinne zusammengefasst, dass entlang der Produktionsstrecke gleiche Aufgaben an einem Ort erledigt werden, bevor das unfertige Produkt zum nächsten Ort weitergereicht wird, wo die nächsten Aufgaben erledigt werden.
Vorteile und Nachteile der Aufgabensynthese
Vorteile:
Die aus der Aufgabenanalyse gewonnenen Teilaufgaben werden zu gleichartigen Aufgabenkomplexen zusammengefasst.
Anhand der gleichartigen Aufgabenkomplexe werden Stellen gebildet, die für die Erstellung der Aufbau- und Ablauforganisation genutzt werden können.
Nachteile:
Die einzelnen Kriterien zur Synthese einzelner Teilaufgaben sind stark unternehmensspezifisch und können nicht allgemeingültig erfasst werden.
Das Kongruenzprinzip der Organisation
Das Kongruenzprinzip der Organisation ist in der Organisationslehre der Grundsatz, dass Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortung und Informationen an nachgeordnete Stellen deckungsgleich übertragen werden müssen.
Aufgabenerfüllung und Verantwortungsübernahme verlangen in der Aufbauorganisation die Übertragung ausreichender Kompetenzen. Wird einem Aufgabenträger eine Aufgabe zugewiesen, so kann er diese nur erfüllen, wenn ihm hierfür angemessene Kompetenzen eingeräumt und erforderliche Informationen zur Verfügung gestellt werden. Diese Kompetenzen und Informationen müssen ihn in die Lage versetzen, die Aufgaben durchführen zu können (Durchführungskompetenz) oder bei Führungsaufgaben die Menschenführung wahrnehmen zu können (Führungskompetenz). Verantwortliche Stelleninhaber müssen mithin zur Erfüllung ihrer Aufgaben die Möglichkeit besitzen, die zur Erfüllung dieser Aufgaben notwendigen Maßnahmen zu ergreifen.[1] Aufgabenadäquate Kompetenzen sind Handlungsrechte wie Ausführungs-, Verfügungs-, Informations-, Beratungs-, Entscheidungs- oder und Weisungsrechte. Entscheidungs- und Weisungsrechte sind für Führungsaufgaben vorgesehen. Vor dem Hintergrund des Kongruenzprinzips kann die Übertragung von Entscheidungsaufgaben an ausführende Mitarbeiter nur dann erfolgen, wenn es sich nicht um echte Führungsentscheidungen handelt.[2] Darunter versteht man situative Eigenentscheidungen durch Untergebene, die keine unternehmenspolitische Relevanz besitzen („soll ich heute oder morgen abheften?“).
...
Leitungsstellen sind durch Fremdentscheidungs-, Weisungs- und Kontrollkompetenzen gekennzeichnet. Wesentliche Kriterien sind daher das Treffen von Fremdentscheidungen, das Umsetzen der Entscheidung in Anordnungen und die Fremdkontrolle der Ausführung. Ein zu beachtendes Merkmal bei der Bildung von Leitungsstellen ist die Leitungsspanne.Ausführungsstellen sind Stellen, die zwar mit Durchführungskompetenzen, nicht jedoch mit Leitungskompetenzen ausgestattet sind. Das bedeutet, sie dürfen keine Weisungen an andere Stellen erteilen. Sie haben nur Entscheidungskompetenzen für ihren eigenen Handlungsbereich.
...
Unterstützende Stellen dienen nur indirekt der Erfüllung der betriebswirtschaftlichen Hauptaufgabe:
Stabsstellen sind spezialisierte Leitungshilfsstellen, durch die in erster Linie Informationsverarbeitungs- und Entscheidungskapazität der Leitungsstellen erhöht werden soll. Stabsstellen sollen einer Überlastung der Leitungsstellen vorbeugen.Assistenzstellen sind generalisierte Leitungshilfsstellen mit fallweisen Aufgaben ohne Fremdentscheidungs- und Weisungskompetenz. Für diese Form von Stellen gibt es meist kein fest vorgegebenes Aufgabengebiet (z. B. Assistenz der Geschäftsleitung).Dienstleistungsstellen nehmen zentrale Unterstützungsaufgaben für mehrere Leitungsstellen wahr. Man unterscheidetDienstleistungsstellen mit Weisungsbefugnis (etwa Personalwesen) undDienstleistungsstellen ohne Weisungsbefugnis (so genannte funktionsfreie Unterstützungsstellen wie etwa Kantine, Poststelle oder Empfang).
Diese Stellenarten decken den gesamten funktionalen Bedarf in einem Unternehmen ab, so dass jede Funktion einer dieser Stellen zugeordnet werden kann.
Quelle: Wikipedia(etwa Personalwesen) undDienstleistungsstellen ohne Weisungsbefugnis (so genannte funktionsfreie Unterstützungsstellen wie etwa Kantine, Poststelle oder Empfang).
Diese Stellenarten decken den gesamten funktionalen Bedarf in einem Unternehmen ab, so dass jede Funktion einer dieser Stellen zugeordnet werden kann.
Quelle: Wikipedia
Gruppenarbeit: Aufgabenanalyse und Synthese
Sie haben vor einiger Zeit das Umzugs und Reinigungsunternehmen “Mit einem Wisch ist alles weg! GmbH gegründet. Das Geschäft läuft sehr gut, sie können sich vor Aufträgen kaum wehren. Angefangen haben sie mit 4 Mitarbeitenden welche einfach alle alles gemacht haben. Nun beschäftigen sie schon 30 Personen und sie merken ganz klar, “jekami” funktioniert einfach nicht mehr. Sie brauchen eine Organisation!
Erstellen sie eine Aufgabenanalyse und eine Aufgabensynthese, welche die Stellen (Rollen) welche notwendig sind beschreibt und ordnen sie diese einer geeigneten Führungsstruktur zu, damit sie die Mitarbeiter informieren können.
...
- Kahoot
Prozessorganisation
...
Welche Phasen der Veränderung gibt es
7 Phasen auf den Punkt gebracht
...