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Aufgabenstellung

Theoretische Grundlagen

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Folien HSO B06 ab Folie 6

Prozess analyse - Kundenkarten

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Die Gesamtverantwortung des Kartenmanagement ist zentral. In jeder Filiale und auch bei den Sozialpartnern liegen Antragsformulare auf. Diese werden von den Antragstellern schriftlich ausgefüllt und können in der Filiale abgegeben oder an die Zentrale gesendet werden. Die Formulare, welche in den Filialen abgegeben werden, werden in einer Kiste gesammelt und einmal pro Woche an die Zentrale per Post zugestellt. In der Zentrale werden die Anträge geprüft. Ist ein Antrag unvollständig, wird dieser an den Sender per Post zurückgesendet mit der Bitte diesen zu Verfollständigen verfollständigen und wieder per Post zuzustellen.

Alle vollständigen Anträge werden anschliessend in einer Excelliste erfasst. Nach der Erfassung in Excel werden die Anträge nach Sozialpartner sortiert und pro Sozialpartner eine Anfrage erstellt, ob eine Bezugsberechtigung vorhanden ist oder nicht. Die Sozialpartner ergänzen dabie dabei das ihnen per Mail zugestellte Excel in der Spalte Berechtigung mit ja oder nein. Die Rückmeldung der Sozialpartner kann schon mal 2- 3 Wochen dauern und oft müssen wir diese mahnen.

Ist keine Berechtigung vorhanden, erstellen wir ein Absageschreiben (Word) und senden die Absage per Post an den Antragsteller. Die Absagen werden ebenfalls im Excel geführt. Wenn eine Berechtigung bestätigt ist, senden wir die Excel mit den berechtigten Berechtigten an unseren Kartenhersteller, welcher die Karten druck und uns per Post zustellt. Nach einer Überprüfung der Karten, senden wir diese an die Antragstellter und diese können dann einkaufen. Stimmt was mit den Karten nicht, senden wir diese an den Kartenhersteller zurück und bitten um Korrektur. Der Versand der Krate wird wiederum im Excel erfasst, so dass wir wissen wer eine Berechtigung hat.

Erwartung

Erstelle auf Basis der Beschreibung einen Ist-Prozess in einer dir bekannten Notation.

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Schwachstellen ermitteln

Nach dem die Präsention ein Erfolg war und nun Klarheit über den Ist-Prozess besteht müssen im nächsten Schritt die Schwachstellen identifiziert werden, damit wir gezielt die Mängel im Prozess beseitigen können und ein Soll-Prozess entwickelt werden kann.

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Erstelle auf Basis des Ist-Prozess eine Schwachstellenanalyse und zeige die Schwachstellen und mögliche Verbesserungen auf. Der Prozess und die Schwachstellen sind dann der Geschäftsleitung zu präsentieren.

Vorbereitungszeit 30 Minuten Präsentation Schwachstellen 5 Minuten pro Grupppe

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Die Schwachstellen sind nun bekannt. Im nächsten Schritt müssen als Basis für die Soll-Modellierung die Ziele für den Prozess definiert werden.

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Folien HSO B07 ab Folie 7

Erwartung

Erstelle auf Basis de Schwachstellenanalyse die Ziele für den Prozess.

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