Rettet die Lebensmittel

In der Schweiz werden jährlich 2,8 Millionen Tonnen* einwandfreie Lebensmittel vernichtet. Gleichzeitig leben hier gemäss Bundesamt für Statistik (BFS) rund 722'000 Menschen an oder unterhalb der Armutsgrenze.

Tischlein deck dich rettet Lebensmittel vor der Vernichtung und verteilt sie an armutsbetroffene Menschen in der ganzen Schweiz und im Fürstentum Liechtenstein. Jede Woche erreichen wir an

unseren 148 Abgabestellen über 21'000 Menschen in Not. Damit leisten wir einen sozial sinnvollen und ökologisch nachhaltigen Beitrag zu einem respektvollen Umgang mit Lebensmitteln.

Der Verein Tischlein deck dich ist eine Initiative aus der Wirtschaft. Getragen von Vernunft, Professionalität und Engagement.

Neue Position Leiter IT wird geschaffen

Du bist neu im Unternehmen und wurdest als IT Leiter eingestellt. Bisher war dieser Bereich in den Finanzen integriert. Der Nachteil dabei war, dass nicht viel Innovation vorhanden war. Das Unternehmen strebt eine gezielte Digitalisierung an und zählt auf dich, dass du dem Unternehmen helfen wirst, die Digitalisierung voranzutreiben.

Aktuelle Organisation

Home | Tischlein deck dich

Ziel der Unterrichtsarbeit

Das Ziel dieser Arbeit ist es, anhand eines Praxisbeispiels die Theorien des Prozessmanagement im Rahmen von verschiedenen Anwendungsfällen zu verstehen.

Aufgabenstellung

Analyse Tischlein deck dich

Nach dem du die neue Position eingenommen hast musst du dir so rasch als möglich einen Überblick der Firma verschaffen. Dazu erstellst du einen Unternehmenssteckbrief mit dem folgenden Umfang:

• Wer sind die wesentlichen Kunden?

• Welche Produkte/Dienstleistungen bieten wir an?

• Welche Partner haben wird oder sind für uns relevant?

• Wie ist Tischlein deck dich organisiert?

• Was sind die wesentlichen Ziele von Tischlein deck dich?

• Welche Unternehmensleistung muss für die Produkte/Dienstleistungen erbracht werden.

Erwartungen und Umfang der Aufgabe

• Es wird eine Präsentation erwartet, welche die Fragen zusammenfassend beantwortet und eine Basis für eine Diskussion schafft.

• Vorbereitungszeit 35 Minuten Besprechung 10 Minuten

Prozessverzeichnis und Prozesslandkarte (Unternehmen und Unternehmensbereiche)

Da die Tischlein deck dich bisher noch keine Prozesslandkarte besitzt, machst du dich im Zuge der digitalen Initiative daran dies nachzuholen. Nach dem du nun die Firma in den wesentlichen Zügen kennst, geht es im nächsten Schritt darum, eine Übersicht der Kernprozesse auf Unternehmens- und Bereichsebene festzulegen.

https://besuccessfulch.atlassian.net/wiki/spaces/WI/pages/463962134/Grundlagen+des+Prozessmanagement#Prozesslandkarte

Erwartung und Umfang der Aufgabe

Du erstellts ein Prozessverzeichnis mit den Kernprozessen der Firma Tischlein deck dich. Das Prozessverzeichnis soll folgende Informationen enthalten:

• Prozessbezeichnung

• Kurze Prozessbeschreibung

• Prozessziele

• Prozesstyp / Bereichszuteilung

• Input

• Output

• Ziele- und Erfolgsfaktoren

Du erstellst auf Basis des Prozessverzeichnis eine Prozesslandkarte, welche die Kernprozesse strukturiert darstellt. Die Prozesslandkarte soll sowohl die Unternehmens- als auch die Bereichsebene Umfassen und die Identifizierten Prozesse sinnvoll strukturieren.

• Vorbereitungszeit 60 Minuten Besprechung 10 Minuten

Aufgabenstellung

Theoretische Grundlagen

Folien HSO B06 ab Folie 6

Prozess analyse - Kundenkarten

Der Leiter Kundenkarten hat erfahren, dass du dich um die Organisationsentwicklung und die Digitalisierung kümmerst. Mit zunehmendem Puplikumserfolg besteht ein Problem mit der Vergabe der Kundenkarten. Kunden können nur mit einer gültigen Kundenkarte in den Läden einkaufen. Die Wartezeit auf Kundenkarten dauert aber mit unter über einen Monat.

Du bist erfreut über die Anfrage und möchtest in diesem Bereich einen ersten Schritt machen.

Der Bereich Kundenkarten ist nicht dokumentiert und es besteht auch keine Prozessdokumentation dazu. Du weisst aber, dass es ohne eine Darstellung der Ist-Situation nicht geht. Du machst mit dem Leiter Kundenkarten einen Termin für ein Interview ab, damit die Informationen zum Prozess erhoben werden können und du im Anschluss die Ist-Situation modelieren kannst.

Ist Prozess der Kundenkarten

Mit der Kundenkarte erhalten die Kunden die Berechtigung in unseren Shops einzukaufen. Im Moment erhalten wir diesbezüglich sehr viele Reklamationen von Kunden. Das wollen wir ändern.

Folgende Punkte werden schon seit einiger Zeit immer wieder bemängelt:

• Das Antragsverfahren dauert zu lange und die Kunden müssen sehr lange darauf warten, dass sie eine Kundenkarte erhalten.

• Die Kunden reklamieren, dass sie trotzt dem Antrag keine Kundenkarte erhalten haben und auf Nachfrage wusste niemand, dass es ein Antrag gibt.

• Die Wartefrist beim Verlust der Kundenkarte wird von den Kunden ebenfalls als zu lang eingestuft.

• Aus Sicht des Verkaufspersonals ist die Kundenkarte auch nicht optimal. Da diese Karte nicht digital verarbeitet werden kann. Das Verkaufspersonal muss beim Verkauf jeweils anhand der Kundennummer den Kunden suchen.

Was wissen wir im Moment über den Prozess?

Die Gesamtverantwortung des Kartenmanagement ist zentral. In jeder Filiale und auch bei den Sozialpartnern liegen Antragsformulare auf. Diese werden von den Antragstellern schriftlich ausgefüllt und können in der Filiale abgegeben oder an die Zentrale gesendet werden. Die Formulare, welche in den Filialen abgegeben werden, werden in einer Kiste gesammelt und einmal pro Woche an die Zentrale per Post zugestellt. In der Zentrale werden die Anträge geprüft. Ist ein Antrag unvollständig, wird dieser an den Sender per Post zurückgesendet mit der Bitte diesen zu verfollständigen und wieder per Post zuzustellen.

Alle vollständigen Anträge werden anschliessend in einer Excelliste erfasst. Nach der Erfassung in Excel werden die Anträge nach Sozialpartner sortiert und pro Sozialpartner eine Anfrage erstellt, ob eine Bezugsberechtigung vorhanden ist oder nicht. Die Sozialpartner ergänzen dabei das ihnen per Mail zugestellte Excel in der Spalte Berechtigung mit ja oder nein. Die Rückmeldung der Sozialpartner kann schon mal 2- 3 Wochen dauern und oft müssen wir diese mahnen.

Ist keine Berechtigung vorhanden, erstellen wir ein Absageschreiben (Word) und senden die Absage per Post an den Antragsteller. Die Absagen werden ebenfalls im Excel geführt. Wenn eine Berechtigung bestätigt ist, senden wir die Excel mit den Berechtigten an unseren Kartenhersteller, welcher die Karten druck und uns per Post zustellt. Nach einer Überprüfung der Karten, senden wir diese an die Antragstellter und diese können dann einkaufen. Stimmt was mit den Karten nicht, senden wir diese an den Kartenhersteller zurück und bitten um Korrektur. Der Versand der Krate wird wiederum im Excel erfasst, so dass wir wissen wer eine Berechtigung hat.

Erwartung

Erstelle auf Basis der Beschreibung einen Ist-Prozess in einer dir bekannten Notation.

Vorbereitungszeit 40 Minuten Präsentation Ist-Prozess 5 Minuten pro Grupppe

Schwachstellen ermitteln

Nach dem nun Klarheit über den Ist-Prozess besteht müssen im nächsten Schritt die Schwachstellen identifiziert werden, damit wir gezielt die Mängel im Prozess beseitigen können und ein Soll-Prozess entwickelt werden kann.

Erwartung

Erstelle auf Basis des Ist-Prozess eine Schwachstellenanalyse und zeige die Schwachstellen und mögliche Verbesserungen auf. Der Prozess und die Schwachstellen sind dann der Geschäftsleitung zu präsentieren.

Vorbereitungszeit 30 Minuten Präsentation Schwachstellen 5 Minuten pro Grupppe

Prozessziele definieren

Die Schwachstellen sind nun bekannt. Im nächsten Schritt müssen als Basis für die Soll-Modellierung die Ziele für den Prozess definiert werden.

Folien HSO B07 ab Folie 7

Erwartung

Erstelle auf Basis de Schwachstellenanalyse die Ziele für den Prozess.

Vorbereitungszeit 30 Minuten Präsentation Schwachstellen 5 Minuten pro Grupppe