Probleme lassen sich hinsichtlich ihrer Komplexität, der Klarheit ihrer Ziele und Mittel, ihrer Zeitskala, Herkunftsbereiches, Zeitdrucks sowie der Motivation, welche dem Problem anhaftet, kategorisieren.[3] Problemlösungen sind erforderlich für persönliche Probleme (Informationsasymmetrie, Konflikte, Rivalität, Streit bei der interpersonalen Kommunikation) oder für Sachprobleme. Zu letzteren gehören beispielsweise Fehler, Finanzrisiken, Rechtsrisiken, Rechtsstreit, organisatorische Schwachstellen, betriebliche Anpassungen oder Job-Stopper in der Organisation.
Phasen des Problemlösens
Das Problemlösen setzt eine zeitliche Abfolge kognitiver Aktivitäten voraus. Diese reichen von der Identifikation des Problems über eine genaue Situationsanalyse und Zielbestimmung bis hin zur Planerstellung sowie dessen Ausführung und Evaluation. Im Folgenden werden die Phasen des Problemlösens sowie ihre charakteristischen Eigenschaften näher erläutert.[7]
Phase 1 Problemidentifikation
Zunächst muss ein Problem erkannt werden, insbesondere bei komplexen Sachverhalten. Ein Problem gilt als identifiziert, sobald erkannt wird, dass ein gesetztes Ziel nicht ohne weiteres Nachdenken zu erreichen ist.
Phase 2 Ziel- und Situationsanalyse
Die zweite Phase besteht aus zwei Teilphasen, der Ziel- sowie der Situationsanalyse.
Phase 2a: Zielanalyse
In dieser Phase geht es um eine genaue Definition des in Phase eins gesetzten Zielzustandes. Es wird untersucht, durch welche Merkmale der zu erreichende Soll-Zustand gekennzeichnet ist.
Phase 2b: Situationsanalyse
Die Phase der Situationsanalyse beinhaltet eine Bestandsaufnahme der Ist-Situation. Im Gegensatz zur Zielanalyse sowie zur Problemidentifikation steht hierbei nicht der angestrebte Soll-Zustand im Fokus. Stattdessen wird untersucht, warum die Lösung eines Problems momentan nicht möglich ist (Konflikt). Außerdem wird geprüft, welches Material zur Verfügung steht und was hiervon im Verlauf der Problemlösung wichtig sein könnte.
Phase 3 Planerstellung
Die dritte Phase beschäftigt sich mit der Vorbereitung eines konkreten Vorgehens zur Problemlösung. Nachdem der Definition eines Ausgangs- und Zielzustands kann ein Lösungsplan begonnen werden. Zunächst müssen die Handlungen in einer logisch sinnvollen Reihenfolge ausgeführt, weiter die Rahmenbedingungen erkannt und richtig eingeschätzt werden. Zwischenziele erleichtern die Erstellung. Für eine erfolgreiche Plandurchführung ist es wichtig, verfügbare Alternativen im Falle auftretender Störungen zu bedenken, außerdem, die Angemessenheit der Auflösung richtig einschätzen zu können.
Phase 4 Planausführung
Diese Phase beinhaltet die konkrete Umsetzung des erstellten Lösungsplans. Während der Durchführung wird das Geschehen ständig überwacht und auf Fehler überprüft. Auf diese Weise ist eine schnelle Reaktion möglich und eine Planänderung bzw. ein Planabbruch können eingeleitet werden. Die Phase der Planausführung ist eng mit der Phase der Planerstellung verknüpft. Häufig werden Handlungsschritte des Lösungsplans erstellt und durchgeführt, noch ehe der weitere Verlauf des Plans feststeht.
Phase 5 Evaluation
In der letzten Phase des Problemlösens wird das Ergebnis bewertet. Die Bewertung erfolgt anhand der in der Zielanalyse formulierten (Teil-)Ziele. Je mehr dieser Teilziele erreicht wurden, desto besser ist das Gesamtergebnis zu bewerten. Im Falle einer eher negativen Ergebnisbewertung erfolgt ein Abbruch des Zielerreichungsversuchs oder ein erneuter Lösungsversuch.