Ein Portfolio-Diagramm hat üblicherweise den Aufbau und die Gestalt, wie in Abbildung 3 dargestellt. Um Ihre Projektliste in diese Form zu bringen, müssen Sie zunächst festlegen, welche Merkmale Sie im Portfolio-Diagramm abbilden wollen. Diese leiten sich vom Zweck ab. Sie können für unterschiedliche Zwecke auch mehrere Portfolio-Diagramme für Ihre Projektlandschaft erstellen.
Folgende Aspekte müssen Sie für die Portfolio-Darstellung wie in Abbildung 3 festlegen:
Merkmal, das auf der x-Achse dargestellt wird
Skala der x-Achse
Merkmal, das auf der y-Achse dargestellt wird
Skala der y-Achse
Merkmal, das mit der Kreisgröße dargestellt wird (optional)
Merkmal, das mit der Kreisfarbe dargestellt wird (optional)
In der Praxis lassen sich zahlreiche unterschiedliche Portfolio-Diagramme für Projekte finden, die jeweils andere Merkmale und Bedeutungen für Achsen und Kreise miteinander in Beziehung setzen. Oft genutzt werden diese Merkmale:
Wertbeitrag für das Unternehmen
Ressourcenbedarf
Komplexität
Risiko
Projektbudget
Dringlichkeit des Projekts
Anzahl externer Partner im Projekt
Sie sollten bei jedem Merkmal erläutern, was damit im Einzelnen gemeint ist und wie die Einordnung auf der Portfolio-Skala erfolgt: Werden Kennzahlen gemessen? Geben Experten eine Einschätzung ab? Ergänzen Sie die Darstellung dazu um weitere Informationen als Beleg oder Hintergrund für den Aufbau des Diagramms und für die Einordnung der Projekte.
Empfehlung: Prüfen Sie Ihr Projektportfolio und Ihre Portfolio-Diagramme regelmäßig, ob sie aktuell sind. Fordern Sie die dafür notwendigen Informationen von den jeweiligen Projekten, den Projektverantwortlichen und den Fachbereichen an. Aktualisieren Sie dann die Informationen und Darstellungen einmal pro Quartal.
Quelle: Projektportfolio als Übersicht für das Multiprojektmanagement (business-wissen.de)