Zweck einer Informationsbedarfsanalyse ist es, anwendungs- und programmierspezifische Anforderungen an Informationssysteme abzuleiten. Dabei wird in der Wirtschaftsinformatik und in der Informationswissenschaft dieser Informationsbedarf nutzerbezogen definiert, so dass nicht nur der Informationsbedarf der Aufgaben (objektiver Informationsbedarf), sondern auch das Informationsbedürfnis der Benutzer (subjektiver Informationsbedarf) des betrachteten Informationssystems handlungsleitend ist.
Informationsnachfrage
Teilmenge des subjektiven Informationsbedarfs eines Informationsverwenders (Empfänger, Entscheidungsträger), die tatsächlich zur Lösung eines bestimmten Problems bzw. einer definierten Aufgabe nachgefragt wird. Die Schnittmenge zum Informationsangebot spiegelt den Informationsstand wider.
Informationsbedarf
Der Informationsbedarf umfasst die Menge und Qualität der zur Lösung einer bestimmten Aufgabe notwendigen Informationen. Es wird zwischen dem objektiven, von der Aufgabe bestimmten Informationsbedarf und dem subjektiv, vom Aufgabenträger empfundenen Informationsbedürfnis unterschieden. Der Informationsbedarf kann durch eine methodische Informationsbedarfsanalyse ermittelt werden. Es ist Aufgabe des Informationsmanagements, den Informationsbedarf durch die Bereitstellung geeigneter interner und externer Ressourcen zu decken.
Informationsangebot als Teil der Informationsversorgung
Das Informationsangebot ist definiert durch die Menge an verfügbaren unternehmensinternen und externen Informationen. Es steht allgemein und jederzeit, auch ohne vorherige Formulierung eines Informationsbedarfs, zur Verfügung und stellt damit die Informationsbasis für jegliche Entscheidungen im Unternehmen dar. Zu Beginn der Nutzung von IT als Hilfsmittel zur Datensammlung lag die Hauptherausforderung darin, eine hinreichend breite und tiefe Informationsbasis zur Verfügung zu stellen. Mit der zunehmenden Vernetzung der IT, insbesondere durch das Internet und mobile Dienste, liegt die Herausforderung heute darin, die verfügbaren Informationen zu strukturieren, zu filtern und in die bestehenden Berichtssysteme zu integrieren. Das Ziel dabei ist eine Reduktion des Informationsangebots auf einen Umfang, der durch den Entscheider verarbeitet werden kann und die Entscheidung optimal unterstützt. Darüber hinaus sind Qualitätsanforderungen zu definieren, mit deren Hilfe das Informationsangebot bewertet werden kann.
Instrumente
Analyse der Entscheidungsstrukturen bei der Aufgabenbewältigung; der Informationsbedarf wird aus auftretenden Informationsdefiziten abgeleitet
Ermittlung des Informationsbedarfs aus den Unterlagen, welche für den Entscheidungsprozess relevant sind
Berichtsmethode: Informationsdefizite werden aus Berichten der Entscheidungsträger abgeleitet, um den Informationsbedarf zu ermitteln (Interviews, Fragebogen)