Grundlagen der Einführung von Software

Die Einführung von Software kann auf unterschiedlicher Art und Weise geschehen. Dabei ist die richtige Strategie für den Erfolg der Einführung von Software von großer Bedeutung.

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Einführungsstrategien

Die Einführung von Software ist ein Prozess, der gut durchdacht werden muss, da die richtige Einführungsstrategie zum Erfolg bzw. die Falsche zum Misserfolg führen kann. Darüber hinaus wird die Wahl der Einführungsstrate- gie je nach Art der Software sowie Größe des Unternehmens beeinflusst. Auch ggf. existente Vorgaben seitens des Managements oder des Kunden können die Einführungsstrategie beeinflussen. In den nachfolgenden Kapi- teln werden die verschiedenen Einführungsstrategien samt den Vor- und Nachteilen sowie deren mögliches Einsatzgebiet näher erläutert.

BIG BANG

Ein maßgeblicher Vorteil dieser Einführungsstrategie ist, dass die Software nach einer sehr genauen Planung an einem bestimmten Tag eingeführt wird. Ab diesem Tag steht die alte Software und das alte System nicht mehr zur Verfügung, sondern wird durch die neue Software samt System ersetzt. Bei dieser Einführungsstrategie ist eine genaue Planung sehr wichtig und damit erfolgsentscheidend¹.Big Bang als Einführungsstrategie ist für die Einführung von neuer Standardsoftware sinnvoll.

Vorteile

Die Big Bang Einführungsstrategie hat den Vorteil, dass für die Einführung der neuen Software im Unternehmen ein fest definierter Zeitpunkt feststeht und dieser kommuniziert werden kann. Damit ist eine exakte Planung mög- lich, was ggf. für andere Unternehmensbereiche und Projekte von großer Bedeutung ist. Durch das Abschalten der alten Software samt System zu dem fest definierten Zeitpunkt, entstehen keine Remanenzkosten² für das alte System³.

Nachteile

Trotz der Vorteile, die eine Big Bang Einführungsstrategie mit sich bringt, hat diese ebenso einige Nachteile. Aufgrund der Umschaltung zum bestimmten Zeitpunkt muss die Projektplanung sehr genau gemacht werden, was eine sehr hohe Anforderung an das Projektmanagement stellt. Ebenso sind die Risiken, die mit dieser Einführungsstrategie verbunden sind, sehr hoch. Denn zum fest definierten Zeitpunkt müssen alle Funktionen betriebsbereit und im vollen Funktionsumfang zur Verfügung stehen. Des Weiteren dürfen keine unvorhergesehenen Risiken und Verzögerungen auftreten, da ansonsten der Zeitplan nicht eingehalten werden kann und die Software entweder nicht oder nur teilweise und mit Fehlern eingesetzt werden kann. Dies spiegelt sich im negativen Empfinden der Benutzer wieder. Außerdem ist für solch einen Fall ein Fallback-Szenario⁴ sehr wichtig.

PARALLELBETRIEB

Bei der Einführungsstrategie Parallelbetrieb wird die neue Software eingeführt und die alte Software wird weiterhin betrieben. Die alte Software bleibt so lange bestehen, bis die neue vollständig eingeführt und im entsprechenden Umfang betriebsbereit ist⁵. Diese Einführungsstrategie ist für die Einführung von neuer ERP-Software geeignet.

Vorteile

Der positive Aspekt dieser Einführungsstrategie liegt im geringen Risiko, da die Software parallel zur bereits bestehenden Software genutzt werden kann.

Des Weiteren kann die Software zunächst in einem Unternehmensbereich eingeführt werden, in dem Fehlfunktionen der neuen Software zu keinen kritischen Beeinträchtigungen des laufenden Betriebs führen⁶.

Nachteile

Ein Nachteil dieser Einführungsstrategie ist, dass für den parallelen Betrieb der beiden Software bzw. für den Betrieb der Systeme auf denen die Software installiert ist, Remanenzkosten entstehen. Ebenso ist es möglich, dass der Aufwand für Schulungen mehrmals zur Buche schlägt, was wiederum höhere Kosten verursacht⁷.

PILOT

Mit der Einführungsstrategie Pilot oder auch Proof of Concept (PoC) genannt, wird die neue Software für freiwillig gemeldete Benutzer oder in einem Unternehmensbereich eingeführt. Die Benutzer arbeiten ab Einführung der neuen Software nur noch mit dieser und können dabei Ihre gemachten Erfahrungen und Probleme an die Rollout-Verantwortlichen weitergeben. Damit werden die erhaltenen Rückmeldungen an die Entwickler weitergegeben, welche die Fehler beseitigen können. Dabei kann der PoC zunächst für einige wenige Benutzer durchgeführt und nachher auf eine größere Anzahl an Benutzer ausgeweitet werden⁸. Die Einführungsstrategie Pilot ist für die Einführung neuer Betriebssystemversionen sinnvoll.

Vorteile

Diese Einführungsstrategie bringt unter anderem den Vorteil mit sich, dass Risiken reduziert werden, da die Fehler die bereits frühzeitig auftreten, ge- meldet und beseitigt werden können, bevor die Software im gesamten Unter- nehmen zum Einsatz kommt. Außerdem haben die Benutzer durch ihre Rückmeldungen die Möglichkeit bei der Einführung mitzuwirken, was wiederum die Akzeptanz bei den Benutzern erhöht⁹.

Nachteile

Durch die Einführung für wenige, nur ausgewählte Benutzer kann es zu Schnittstellenproblemen kommen, da unterschiedliche Software mit ggf. verschiedenen Funktionen im Unternehmen eingesetzt wird. Darüber hinaus kann sich die Einführung im gesamten Unternehmen in die Länge ziehen, wenn die Akzeptanz der Benutzer gering ist, das Feedback zu negativ ausfällt oder Rückmeldungen nur schleppend gegeben werden¹⁰.

SCHRITTWEISE EINFÜHRUNG EINZELNER MODULE

Bei der schrittweisen Einführung einzelner Module wird die Software zu- nächst mit den grundlegendsten Funktionen eingeführt. Nach dieser Einfüh- rung werden weitere Funktionen und Module Schritt für Schritt hinzugefügt und die neue Version der Software eingeführt, deshalb wird diese Einfüh- rungsstrategie auch sukzessive Einführung genannt¹¹. Sinnvoll ist diese Ein- führungsstrategie unter anderem bei der Einführung neuer CRM-Systeme.

Vorteile

Als Vorteil dieser Einführungsstrategie kann das geringe Risiko aufgeführt werden, denn mit der schrittweisen Einführung können Risiken frühzeitig erkannt und beseitigt werden. Auch auf die Erfahrungen aus den bereits durchgeführten Einführungsprozessen vorheriger Versionen kann zurückgegriffen und die ggf. gemachten Fehler nicht wiederholt werden¹².

Nachteile

Dauer des Projektes: Die schrittweise Einführung einzelner Module nacheinander verschiebt deutlich den Zeitpunkt der vollständigen Software-Einführung nach hinten.