Projektportfolio Management: Bedeutung und Zweck
- Andreas Meyer
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Mit Projektportfolios und dazugehörigen Portfolio-Diagrammen bieten Sie Ihrer Geschäftsleitung wichtige Informationen für Entscheidungen zu den geplanten und laufenden Projekten. Sie machen die Bedeutung der Projekte sichtbar und zeigen Probleme, Defizite und Risiken auf.
Bedeutung des Projektportfolios
Wenn in einem Unternehmen viele Projekte gleichzeitig geplant und durchgeführt werden, kann schnell die Übersicht verloren gehen. Projekte entstehen und vergehen in den Fachbereichen, ohne dass andere Bereiche im Unternehmen davon wissen. Genauso wenig ist bekannt, welche Ziele mit diesen Projekten verfolgt werden und welchen Beitrag sie zur Unternehmensstrategie leisten. Damit bleiben ihre Bedeutung und Wichtigkeit für das Unternehmen unklar.
Gleichzeitig nutzen viele Projekte Ressourcen, sie belasten die betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Zudem sind sie mit Risiken verbunden. Es können Konflikte zwischen Abteilungen entstehen, wenn Projekte in deren Bereich hineinreichen oder wenn gemeinsame Ressourcen blockiert werden. Auch nach außen können Projekte zu Risiken für das gesamte Unternehmen führen, wenn Gesetze oder Verträge nicht beachtet werden oder wenn das Image des Unternehmens Schaden nimmt.
Mit einem Projektportfolio wird für alle interessierten Kreise im Unternehmen eine übersichtliche und verständliche Darstellung der Projektlandschaft entwickelt – insbesondere für die Geschäftsleitung. Dabei wird die Liste aller geplanten und laufenden Projekte meist in Form eines Portfolio-Diagramms visualisiert.
Zweck des Projektportfolios
In einem Portfolio-Diagramm werden einzelne Merkmale der Projekte miteinander in Beziehung gesetzt, damit Ähnlichkeiten oder Unterschiede besser sichtbar werden. Für das Erstellen des Projektportfolios als Diagramm müssen Sie dazu zunächst klären, welchen Zweck Sie verfolgen. Mögliche Zwecke sind:
den Beitrag der Projekte zu den Unternehmenszielen erkennen
die Belastung der Organisation durch Projekte einschätzen
besonders riskante Projekte identifizieren
die Bedeutung von bereichsübergreifenden Projekten erkennen
den Umfang (Dauer, Kosten) der Projekte erkennen
Defizite bei der Projektplanung und beim Projektmanagement erkennen
Diese Erkenntnisse aus dem Projektvergleich können für Entscheidungen im Multiprojektmanagement genutzt werden. Beispielsweise dafür, ob neue Projekte freigegeben werden sollen, ob Risiken besonders abgesichert werden müssen oder ob zusätzliche Ressourcen und Kompetenzen notwendig sind.
Informationen im Projektportfolio
Das Projektportfolio gibt in seiner Form als Projektliste nicht nur Auskunft über das Projektthema, sondern informiert über weitere Merkmale eines Projekts. Zum Beispiel:
Status
Beginn und Dauer
Projektziele
Projektergebnisse
Projektnutzen für das Unternehmen
Projektrisiken
Projektbudget
Im Portfolio-Diagramm werden zwei oder mehr Merkmale eines Projekts in Beziehung zueinander gesetzt. Damit wird sichtbar, welche Bedeutung ein Projekt haben kann, bei welchen Projekten besondere Risiken vorliegen, wie komplex oder teuer ein Projekt ist. Diese Darstellung hilft bei der Bewertung des einzelnen Projekts, bei der Prioritätenbildung sowie bei Bewertung der Zusammensetzung der gesamten Projektlandschaft im Unternehmen.
Quelle: Projektportfolio als Übersicht für das Multiprojektmanagement (business-wissen.de)