Kurzanwendungsfall: Kosten-Nutzen-Analyse

Hier ist ein Minifall zur Kosten-Nutzen-Analyse (KNA):

Ziel:

Die Teilnehmer sollen die Methode der Kosten-Nutzen-Analyse verstehen und anwenden können, um den wirtschaftlichen Nutzen eines Projekts zu bewerten.

Szenario:

Ein Unternehmen plant die Einführung eines neuen Dokumentenmanagementsystems (DMS), um die Verwaltung und den Zugriff auf Dokumente zu verbessern. Die Teilnehmer sollen die Kosten und Nutzen dieses Projekts bewerten.

Ablauf:

Einführung (5 Minuten)

• Thema vorstellen: Erläutern Sie kurz, was eine Kosten-Nutzen-Analyse ist und warum sie wichtig ist.

• Beispiele nennen: Geben Sie einige Beispiele für Kosten und Nutzen (z.B. Anschaffungskosten, Implementierungskosten, Kosteneinsparungen, Produktivitätssteigerung).

Fallstudie vorstellen (5 Minuten)

• Szenario beschreiben: Stellen Sie das fiktive Unternehmen vor, das ein neues DMS einführen möchte. Geben Sie grundlegende Informationen zum Projektumfang, den erwarteten Kosten und den Zielen des Projekts.

• Kosten der Investition:

  • Anschaffungskosten für das DMS: 40.000 €

  • Implementierungskosten: 15.000 €

  • Schulungskosten für Mitarbeiter: 5.000 €

  • Laufende Wartungs- und Supportkosten: 4.000 € pro Jahr

Gruppenarbeit (15-20 Minuten)

• Gruppen bilden: Teilen Sie die Teilnehmer in kleine Gruppen auf.

• Aufgabe stellen: Jede Gruppe soll die Kosten und Nutzen des DMS-Projekts identifizieren und bewerten. Geben Sie den Gruppen eine Liste mit Fragen, die sie beantworten sollen:

  • Welche Kosten sind mit der Einführung des DMS verbunden? (z.B. Anschaffungskosten, Implementierungskosten, Schulungskosten, laufende Wartungs- und Supportkosten)

  • Welche Nutzen sind mit der Einführung des DMS verbunden? (z.B. Kosteneinsparungen, Produktivitätssteigerung, Zeitersparnis, verbesserte Dokumentensicherheit) Eigene Schätzungen vornehmen.

  • Wie können diese Kosten und Nutzen quantifiziert werden?

  • Berechnen Sie den Nettonutzen des Projekts.

Präsentation der Ergebnisse (5 Minuten)

• Gruppen präsentieren lassen: Jede Gruppe stellt kurz ihre Ergebnisse vor.

• Diskussion anregen: Diskutieren Sie die verschiedenen Ansätze und Bewertungen der Gruppen.

Zusammenfassung und Abschluss (5 Minuten)

Beispiel für die Kosten-Nutzen-Analyse:

Kosten:

• Anschaffungskosten für das DMS: 40.000 €

• Implementierungskosten: 15.000 €

• Schulungskosten für Mitarbeiter: 5.000 €

• Laufende Wartungs- und Supportkosten: 4.000 € pro Jahr

Nutzen:

• Kosteneinsparungen durch reduzierte Papier- und Lagerkosten: 10.000 € pro Jahr

• Produktivitätssteigerung durch schnelleren Zugriff auf Dokumente: 8.000 € pro Jahr

• Zeitersparnis durch automatisierte Workflows: 6.000 € pro Jahr

• Verbesserte Dokumentensicherheit: schwer quantifizierbar, aber wichtig

Berechnung des Nettonutzens über 5 Jahre:

Gesamtkosten:

• Anschaffungskosten: 40.000 €

• Implementierungskosten: 15.000 €

• Schulungskosten: 5.000 €

• Laufende Wartungs- und Supportkosten: 4.000 € * 5 Jahre = 20.000 €

• Gesamtkosten: 80.000 €

Gesamtnutzen:

• Kosteneinsparungen: 10.000 € * 5 Jahre = 50.000 €

• Produktivitätssteigerung: 8.000 € * 5 Jahre = 40.000 €

• Zeitersparnis: 6.000 € * 5 Jahre = 30.000 €

• Gesamtnutzen: 120.000 €

Nettonutzen: 120.000 € - 80.000 € = 40.000 €

Dieser Minifall soll den Teilnehmern helfen, die Methode der Kosten-Nutzen-Analyse besser zu verstehen und anzuwenden.

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