Kurzanwendungsfall: Bezugsquellenermittlung bei der Software Beschaffung

Vorbereitungszeit: 40 Minuten

Präsentation: 10 Minuten

Schulaufgabe: Bezugsquellenfindung für die Beschaffung einer Projektmanagement-Software

Aufgabenstellung:

Ein mittelständisches Unternehmen im Bereich Maschinenbau plant, seine Projektmanagement-Prozesse zu verbessern und sucht eine geeignete Softwarelösung. Die Software soll Funktionen wie Aufgabenverwaltung, Zeiterfassung, Dokumentenmanagement und Teamkommunikation bieten. Deine Aufgabe ist es, den Prozess der Bezugsquellenfindung zu planen und durchzuführen.

Schritte:

1. Bedarfsanalyse:

   • Definiere die spezifischen Anforderungen an die Projektmanagement-Software.

   • Erstelle eine Liste der gewünschten Funktionen und Eigenschaften.

2. Marktforschung:

   • Nutze interne Quellen wie Mitarbeiterbefragungen und die Analyse bestehender Systeme, um Informationen zu sammeln.

   • Führe eine externe Recherche durch, um potenzielle Anbieter zu identifizieren. Nutze dabei:

     • Online-Suchmaschinen und B2B-Plattformen (z.B. G2 Crowd, Capterra).

     • Branchenverzeichnisse (z.B. "Wer liefert was?", "Kompass").

     • Fachzeitschriften und Publikationen.

3. Lieferantenbewertung:

   • Erstelle eine Liste der potenziellen Anbieter und bewerte sie anhand von Kriterien wie Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit, Kosten, Support und Referenzen.

   • Fordere Angebote von den ausgewählten Anbietern an und vergleiche diese.

4. Entscheidung und Vertragsabschluss:

   • Wähle den besten Anbieter basierend auf den Bewertungskriterien aus.

   • Führe Verhandlungen über Preise, Zahlungsbedingungen und Service-Level-Agreements (SLAs).

   • Schließe den Vertrag ab und lege die Implementierungszeitpläne fest.

5. Implementierung und Überwachung:

   • Plane die Einführung der Software in einer Pilotphase und die anschließende Implementierung im gesamten Unternehmen.

   • Organisiere Schulungen für die Mitarbeiter zur Nutzung der neuen Software.

   • Überwache die Leistung der Software und hole regelmäßig Feedback ein, um kontinuierliche Verbesserungen zu gewährleisten.

Lösungsansatz:

1. Bedarfsanalyse:

   • Ergebnisse: Die Mitarbeiter bevorzugen eine benutzerfreundliche Software mit mobilen Funktionen und guter Integration in bestehende Systeme.

2. Marktforschung:

   • Ergebnisse: Drei potenzielle Anbieter wurden identifiziert: Anbieter A, Anbieter B und Anbieter C.

3. Lieferantenbewertung:

   • Ergebnisse: Anbieter A bietet die beste Benutzerfreundlichkeit, Anbieter B hat die besten Integrationsmöglichkeiten, und Anbieter C bietet den besten Support.

4. Entscheidung und Vertragsabschluss:

   • Ergebnisse: Anbieter B wird ausgewählt, da die Integrationsmöglichkeiten für das Unternehmen am wichtigsten sind. Nach erfolgreichen Verhandlungen wird ein Vertrag abgeschlossen.

5. Implementierung und Überwachung:

   • Ergebnisse: Die Software wird in einer kleinen Abteilung getestet, und nach erfolgreicher Pilotphase wird sie im gesamten Unternehmen implementiert. Regelmäßige Schulungen und Feedback-Schleifen sorgen für eine kontinuierliche Verbesserung.

Dieser Anwendungsfall zeigt, wie ein strukturierter Ansatz zur Bezugsquellenfindung und Beschaffung einer neuen Softwarelösung aussehen kann. Möchtest du mehr über einen bestimmten Schritt erfahren?