Kurzanwendungsfall: Availability Management

Du bist für das Service Availability Managment verantwortlich. Im Bereich Dokumentenmanagement ist die Situation nicht optimal. Die Benutzer beschweren sich, dass es immer wieder zu Ausfällen kommt, dass Ausfälle sehr lang andauern und die Verfügbarkeit des DMS dazu führt, dass die Effektivität und Effizenz der Arbeit klar leidet. Ausfälle entstehen unter anderen auch nach Änderungen am System.

Erstelle eine Übersicht der möglichen Ursachen für die Schlechte Verfügbarkeit und weiter mögliche Abstellmassnahmen mit welchen die Verfügbarkeit nachhaltig verbessert werden kann.

Was ist ein DMS?

IT-Dokumentenmanagement (auch als DMS - Dokumenten-Management-System - bezeichnet) ist ein entscheidender Prozess, um die Verfügbarkeit und Verwaltung von geschäftlichen Dokumenten und Informationen zu optimieren. Hier sind einige wichtige Aspekte:

1. Definition:

   • IT-Dokumentenmanagement bezieht sich auf die elektronische Erfassung, Bearbeitung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten mithilfe von Software.

   • Es umfasst eine Vielzahl von Dokumenten wie E-Mails, Rechnungen, Verträge, Berichte und andere geschäftliche Unterlagen.

2. Funktionen des IT-Dokumentenmanagements:

   • Erfassen: Digitalisierung von Papierdokumenten oder direkte Erstellung elektronischer Dokumente.

   • Verwalten: Zentrale Speicherung und Organisation von Dokumenten in einer elektronischen Datenbank.

   • Bearbeiten: Zusammenarbeit, Versionierung und Workflow-Steuerung.

   • Archivieren: Langfristige Aufbewahrung und revisionssichere Ablage.

3. Vorteile des IT-Dokumentenmanagements:

   • Kosteneinsparungen: Weniger Papier, Druckkosten und manuelle Verwaltung.

   • Zeitersparnis: Schneller Zugriff auf Informationen und automatisierte Prozesse.

   • Platzersparnis: Weniger physischer Stauraum für Papierdokumente.

   • Sicherheit: Revisionssichere Archivierung und Zugriffssteuerung.

4. Anwendungsbereiche:

   • Unternehmensdokumente: Verträge, Personalakten, Rechnungen usw.

   • Projektmanagement: Projektunterlagen, Kommunikation und Zusammenarbeit.

   • Compliance und Recht: Archivierung von rechtlich relevanten Dokumenten.

Vorbereitungszeit: 30 Minuten

Verifikation: 15 Minuten