Systemmigration: sieben wesentliche Risiken
- Andreas Meyer
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“Informationssysteme migrieren oder nicht migrieren?” Das ist eine Frage, die bei vielen erfahrenen IT- und Geschäftsleuten noch immer Panik auslöst. Jeder, der schon einmal den Stress und Druck der monatelangen Planung und Vorbereitung auf eine Systemmigration erlebt hat, weiß, welche Angst man spürt, wenn der Tag gekommen ist und man den sprichwörtlichen Schalter für ein Projekt dieser Größe und Tragweite umlegen muss. Horrorszenarien gehen einem durch den Kopf. Habe ich irgendetwas offensichtliches übersehen? Was passiert, wenn etwas kaputtgeht, woran ich nicht gedacht hatte? Wird meine Rollback-Strategie wirklich alles erfolgreich zurücksetzen können? Wie lange wird der Geschäftsbetrieb behindert und wie viele Benutzer und Kunden sind betroffen, falls irgendetwas schiefgeht?
Diese Selbstzweifel führen dazu, dass viele sich fragen: “Ist das alles wirklich notwendig?”
Die Antwort lautet: “Ja”, man muss seine Informationssysteme tatsächlich von Zeit zu Zeit modernisieren - glücklicherweise gibt es heute jedoch intelligentere Ansätze für eine Datenmigration, die den Geschäftsbetrieb nicht mehr unterbrechen.
Im modernen, digitalen Zeitalter ist es einfach keine Option mehr, nichts zu tun oder die unumgängliche Migration zu vermeiden, die mit einer Modernisierung des Informationssystems einhergeht. Das zunehmende Auftreten traditioneller und neuer Wettbewerber, die neue Produkte und Dienstleistungen agiler und schneller bereitstellen können, zwingt Organisationen dazu, ihre alternde IT-Infrastruktur umzukrempeln. Das müssen sie tun, um die Erwartungen der modernen Kunden erfüllen zu können, und beschleunigt wird dieser Trend durch Organisationen, die ihrer Konkurrenz bei der Bereitstellung informationshaltiger Berührungspunkte Meilen voraus sind - unter ihnen Google, Facebook, Amazon und Apple.
Die modernen, digital bewanderten Kunden unterscheiden bei ihren Kundenerfahrungen schon lange nicht mehr nach Branche. Eine ausgezeichnete Kundenerfahrung in einer Branche führt dazu, dass diese auch in anderen Branchen erwartet wird.
Der Wandel ist im Gange - und beschleunigt sich unaufhaltsam. Man kommt nicht daran vorbei. Diejenigen, die sich nicht anpassen und weiterentwickeln, riskieren, Marktanteile und Anteile am Kundenbudget einzubüßen und letztendlich an Bedeutung zu verlieren, während diejenigen, die bereits verstehen, dass Flexibilität und digitale Agilität den Ton angeben, immer erfolgreicher werden. Die aktuell eingesetzten monolithischen Informationssysteme wurden jedoch nicht dafür gebaut, sich so schnell an sich ändernde Dynamik und Kundenanforderungen anzupassen - deshalb müssen sie ausgetauscht werden.
Sieben Risiken, die jedes Unternehmen bewerten sollte, wenn es eine Systemmigration plant
Systemmigrationen sind teuer, zeitaufwändig, ressourcenintensiv und häufig risikoreich. Im Folgenden finden Sie sieben Risiken, die Sie bei allen Migrationsprojekten beachten sollten:
1. Verringerter Datenwert
Bei zahlreichen Informationssystemmigrationen müssen Daten und Informationen migriert werden, die möglicherweise seit Jahrzehnten archiviert und gespeichert werden. Mit sich fortentwickelnden Unternehmen entwickeln sich auch die Geschäftsdatenwerte weiter. Informationen, die vor zehn Jahren noch nützlich waren, sind heute möglicherweise nichts mehr wert. Denken Sie beispielsweise an die ganzen internen Formulare, die Sie heute nutzen, und deren zugehörige Formularnummern. Höchstwahrscheinlich verwenden Sie viele der in der Vergangenheit eingesetzten Formulare gar nicht mehr. Was passiert mit dem neuen System, wenn Sie für Ihre Migration nicht eine gewisse Menge Datenvalidierung und -bereinigung berücksichtigen und das System auf eine Formularnummer stößt, die nicht mehr gültig ist? Und sollten Sie während der Migration eine veraltete Formularnummer finden, was tun Sie dann damit?
2. Sicherheit
Vorhandene Sicherheitssysteme wurden im Laufe der Jahre vielfach modifiziert und Sicherheitslücken meistens nur mit einzelnen Patches geflickt, sobald man sie erkannte. Nun besteht das Risiko, sich diesen Sicherheitslücken erneut auszusetzen, weil sie übersehen oder nicht ausreichend dokumentiert wurden - es besteht also die durchaus realistische Möglichkeit, dass sie Erfolg und Wirksamkeit einer Migration infrage stellen.
3. Rollout-Strategie
Es kommt heute nur noch sehr selten vor, dass eine vollständige Systemmigration über Nacht oder über das Wochenende stattfindet. Werden Migrationen jedoch zeitlich gestaffelt, gilt es umsichtig zu planen, wie die Migration mit geringstmöglicher Unterbrechung des Geschäftsalltags durchgeführt werden kann. Wie interagieren Geschäftseinheiten miteinander, wenn die Migration nicht unternehmensweit durchgeführt wird und eine Abteilung noch mit dem alten und eine andere bereits mit dem neuen System arbeitet?
4. Rollback-Strategie
Frei nach dem schottischen Dichter Robert Burns “können auch die besten Pläne schiefgehen”. Egal, wie sorgfältig man seine Migration also plant, benötigt jede Organisation eine Rollback-Strategie für den Fall, dass etwas nicht nach Plan läuft. Für eine Rollback-Strategie sind so viel Planung und so viele Überlegungen notwendig wie für die Migration selbst - niemand kann jedoch garantieren, dass sie auch Erfolg haben wird. Das Zurücksetzen von Systemen in den aktuellen Zustand nach einem Migrationsversuch ist aufgrund der großen Zahl beteiligter Komponenten selbst im Optimalfall problematisch.
5. Anwendungsabhängigkeiten
Sollte es sich bei dem von Ihnen migrierten Informationssystem um eine extrem veraltete Version handeln, ist es möglich, dass Sie den Überblick über all die Anwendungen verloren haben, die in das System integriert wurden, oder über die Informationen und Daten, die mit seiner Hilfe erstellt und verwaltet werden. Es gibt kaum etwas Enttäuschenderes als festzustellen, dass man durch eine Migrationsinitiative irgendwo im nachgeschalteten Arbeitsablauf geschäftskritische Systeme zerstört hat.
6. Anwenderschulungen
Durch eine Systemmigration ändert sich meist nicht nur die Art und Weise, wie Benutzer auf Informationen zugreifen, sondern auch die Arbeitsweise dieser Benutzer. Somit sind Schulungen erforderlich. Das wiederum bedeutet, dass Mitarbeiter von produktiven Aufgaben abgehalten werden, um zu lernen, wie sie ihre Aufgaben mit dem neuen System erledigen können. Werden Mitarbeiter von ihren Hauptaufgaben abgehalten, um sie zu schulen, kann das den Geschäftsbetrieb stören. Abhängig vom Umfang der Migration und davon, wie schnell die Mitarbeiter geschult werden können, riskieren Sie unter Umständen eine Verzögerung an Stellen, an denen das Gelernte bereits wieder von den Mitarbeitern vergessen wurde, bis die neuen Systeme in einer bestimmten Geschäftseinheit zur Anwendung kommen.
7. Widerstand gegen Änderungen
All das kann dazu führen, dass sich Organisationen Änderungen widersetzen. Mitarbeiter fühlen sich möglicherweise dazu gezwungen, Leistungserwartungen zu erfüllen, oder sind so in ihren alten Mustern festgefahren, dass sie gerne eine Abkürzung nehmen und potenziell die Vorteile der Migration untergraben.