Projektportfolio erstellen und im Portfolio-Diagramm darstellen

Ein Projektportfolio ist die Zusammenstellung aller geplanten und laufenden Projekte in einem Unternehmen. Es dient dazu, einen Überblick über die Projektlandschaft zu erhalten und die Projekte in Beziehung zueinander zu setzen. Hier sind einige wichtige Aspekte zum Thema Projektportfolio:

1. Was ist ein Projektportfolio?

   • Das Projektportfolio eines Unternehmens umfasst alle geplanten und aktiven Projekte.

   • Es kann auch Projektideen enthalten, die noch nicht offiziell gestartet wurden.

   • Jedes Projekt wird auf seine Bedeutung und seinen Beitrag zur Unternehmensstrategie geprüft.

   • Nach Abschluss eines Projekts wird es aus dem Portfolio genommen.

2. Warum ist ein Projektportfolio wichtig?

   • In Unternehmen mit vielen gleichzeitig laufenden Projekten kann leicht die Übersicht verloren gehen.

   • Projekte werden in verschiedenen Abteilungen durchgeführt, ohne dass andere Bereiche davon wissen.

   • Ein Projektportfolio hilft, die Ziele, Ressourcen und Risiken der Projekte zu erkennen.

3. Wie wird ein Projektportfolio visualisiert?

   • Meistens wird ein Portfolio-Diagramm verwendet, um die Projekte darzustellen.

   • Das Diagramm zeigt die Beziehung zwischen den Projekten anhand verschiedener Merkmale.

   • Diese Merkmale können sein: Status, Beginn und Dauer, Projektziele, Ergebnisse, Nutzen, Risiken und Budget.

4. Beispiele für Projektportfolio-Vorlagen:

   • Business-wissen.de bietet Anleitungen und Vorlagen für das Erstellen eines Projektportfolios.

   • Smartsheet stellt kostenlose, anpassbare Vorlagen für das Projektportfoliomanagement zur Verfügung.

   • Meisterplan bietet Vorlagen für Lean Projektportfoliomanagement.

   • Projekte-leicht-gemacht.de enthält eine Vorlage für die Portfolioanalyse.

5. Merkmale im Projektportfolio:

   • Das Projektportfolio enthält nicht nur das Projektthema, sondern auch weitere Informationen:

     • Status

     • Beginn und Dauer

     • Projektziele

     • Projektergebnisse

     • Projektnutzen für das Unternehmen

     • Projektrisiken

     • Projektbudget

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Folgende Aspekte müssen Sie für die Portfolio-Darstellung wie in Abbildung 3 festlegen:

• Merkmal, das auf der x-Achse dargestellt wird

• Skala der x-Achse

• Merkmal, das auf der y-Achse dargestellt wird

• Skala der y-Achse

• Merkmal, das mit der Kreisgröße dargestellt wird (optional)

• Merkmal, das mit der Kreisfarbe dargestellt wird (optional)

In der Praxis lassen sich zahlreiche unterschiedliche Portfolio-Diagramme für Projekte finden, die jeweils andere Merkmale und Bedeutungen für Achsen und Kreise miteinander in Beziehung setzen. Oft genutzt werden diese Merkmale:

• Wertbeitrag für das Unternehmen

• Ressourcenbedarf

• Komplexität

• Risiko

• Projektbudget

• Dringlichkeit des Projekts

• Anzahl externer Partner im Projekt

Sie sollten bei jedem Merkmal erläutern, was damit im Einzelnen gemeint ist und wie die Einordnung auf der Portfolio-Skala erfolgt: Werden Kennzahlen gemessen? Geben Experten eine Einschätzung ab? Ergänzen Sie die Darstellung dazu um weitere Informationen als Beleg oder Hintergrund für den Aufbau des Diagramms und für die Einordnung der Projekte.

Empfehlung: Prüfen Sie Ihr Projektportfolio und Ihre Portfolio-Diagramme regelmäßig, ob sie aktuell sind. Fordern Sie die dafür notwendigen Informationen von den jeweiligen Projekten, den Projektverantwortlichen und den Fachbereichen an. Aktualisieren Sie dann die Informationen und Darstellungen einmal pro Quartal.

Quelle: Projektportfolio als Übersicht für das Multiprojektmanagement (business-wissen.de)