Lerneinheit: Was umfasst ein Projektantrag?
- Andreas Meyer
Ein Projektantrag ist ein formelles Dokument, das die Grundlage für die Initiierung eines Projekts bildet. Er enthält wichtige Informationen, um die Genehmigung und Unterstützung für das Projekt von den relevanten Stakeholdern zu erhalten. Der Projektantrag dient dazu, die Notwendigkeit, Ziele, Umfang, Ressourcen und den erwarteten Nutzen des Projekts klar und prägnant zu kommunizieren. Hier sind einige typische Bestandteile eines Projektantrags:
Projekttitel:
Eine klare und prägnante Bezeichnung für das Projekt, die seinen Inhalt oder Zweck widerspiegelt.
Projektinitiator und Verantwortlicher:
Die Person oder Abteilung, die das Projekt initiiert und die Hauptverantwortung für dessen Durchführung übernimmt.
Datum und Versionsnummer:
Das Datum der Antragseinreichung sowie gegebenenfalls eine Versionsnummer für spätere Aktualisierungen.
Kurze Projektbeschreibung:
Eine Zusammenfassung des Projekts, die die Hauptziele, Zwecke und den erwarteten Nutzen kurz darlegt.
Hintergrund und Kontext:
Eine kurze Erklärung, warum das Projekt notwendig ist und wie es in die übergeordneten Geschäftsziele oder -strategien passt.
Projektziele:
Klar formulierte, messbare und erreichbare Ziele, die das Projekt erreichen soll. Diese Ziele sollten sich auf die strategischen Ziele der Organisation beziehen. Lerneinheit: Gute Ziele als Basis für alle Vorhaben
Umfang des Projekts:
Eine klare Definition der Grenzen und Abgrenzungen des Projekts, einschließlich der Funktionen, Merkmale und Dienstleistungen, die enthalten oder ausgeschlossen sind.
Geplante Dauer:
Die geschätzte Dauer des Projekts, einschließlich Start- und Enddatum sowie wichtiger Meilensteine.
Budgetschätzung:
Eine grobe Schätzung der Kosten, die für die Durchführung des Projekts erforderlich sind, einschließlich finanzieller Ressourcen, Personal- und Sachmittel.
Risiken und Annahmen:
Eine Liste potenzieller Risiken, die das Projekt beeinträchtigen könnten, sowie Annahmen, die bei der Planung des Projekts getroffen wurden.
Nutzen und Mehrwert:
Eine Erklärung darüber, wie das Projekt zur Wertschöpfung oder zur Erreichung von strategischen Zielen der Organisation beitragen wird.
Notwendige Ressourcen:
Eine Liste der benötigten Ressourcen, einschließlich Personal, Technologie, Ausrüstung und andere benötigte Unterstützung.
Genehmigungsanforderungen:
Klare Angaben darüber, wer die Hauptstakeholder sind, die den Projektantrag genehmigen müssen, sowie den Prozess zur Einholung dieser Genehmigungen.
Ein gut ausgearbeiteter Projektantrag ist entscheidend für den Projekterfolg, da er als Grundlage für die Planung und Umsetzung dient und sicherstellt, dass alle relevanten Parteien ein gemeinsames Verständnis für das Projekt haben.
Projektauftrag Hermes:
Was ist ein Projekt-Canvas?
Canvas = Leinwand. Was im ersten Moment noch nicht sonderlich erhellend klingt, wird schnell plastisch, wenn du dir ein Beispiel anschaust:
Ein Projekt-Canvas ist eine Methode, mit der du die wichtigsten Fakten deines Projekts übersichtlich und in einer einheitlichen Struktur visualisieren kannst. Der Ansatz ist simpel: Übersichtliche Fakten statt seitenlanger Dokumente.
Ursprünglich stammt die Idee von dem Business Model Canvas, einem Werkzeug im strategischen Management, um neue Geschäftsideen oder Unternehmen übersichtlich darzustellen. Da ein Projekt oft auch als „Unternehmen auf Zeit“ bezeichnet wird, lässt sich das Konzept einfach auf das Projektmanagement übertragen.
Eine solche Darstellung ist besonders in folgenden Situationen sinnvoll:
wenn zwischen mehreren Projektideen ausgewählt werden soll
zum Start des Projekts, um alle Beteiligten an Bord zu holen
während der Projektlaufzeit und zur Statuskontrolle
Ob du das Canvas auf ein Flipchart malst, and die Tafel schreibst, einen riesigen Ausdruck auf Papier machst oder als A4-Kopie verteilst, bleibt dabei ganz dir überlassen. Vielleicht passt es ja sogar auf eine PowerPoint-Folie? Erstelle es so, wie es zu dir, dem Projekt und der Situation am besten passt.