Lerneinheit: Projektauftrag als Basis für den Projekterfolg

Ein Projektauftrag ist die formale Grundlage zur Durchführung eines Projekts. In den meisten Unternehmen wird er nach der Projektinitiierung und vor der Projektplanung erteilt. Der Projektauftrag entspricht einer Autorisierung zur Projektdurchführung, die je nach Organisation durch das Management, die Geschäftsführung, die Abteilungsleitung oder auch das Project Management Office erfolgt¹.

Der Projektauftrag umfasst wichtige Informationen wie:

1. Projektziel: Eine klare Definition dessen, was das Projekt erreichen soll.

2. Projektorganisation: Wer sind die Verantwortlichen? Wer ist der Projektleiter?

3. Projektrisiken: Welche Risiken könnten das Projekt beeinflussen?

4. Projektfreigabe: Wann darf das Projekt starten?

5. Projektbudget: Welche finanziellen Ressourcen stehen zur Verfügung?

Ein Projektauftrag ist unerlässlich, um die Bedeutung und Priorität des Projekts zu dokumentieren und sicherzustellen, dass alle Beteiligten die gleiche Ausgangslage haben. Ohne Projektauftrag können sogenannte “U-Boot-Projekte” entstehen, die Ressourcen binden und die Effizienz des gesamten Unternehmens beeinträchtigen¹. 🚀

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Nutzen eines Projektauftrags

Der Projektauftrag ist von entscheidender Bedeutung für den Erfolg eines Projekts. Hier sind einige der Hauptvorteile:

1. Klarheit und Ausrichtung: Der Projektauftrag definiert das Projektziel, die Rollen und Verantwortlichkeiten der Teammitglieder sowie die erwarteten Ergebnisse. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Beteiligten ein gemeinsames Verständnis haben und auf dasselbe Ziel hinarbeiten.

2. Priorisierung: Der Projektauftrag hilft bei der Priorisierung von Projekten im Unternehmen. Er zeigt, welche Projekte genehmigt wurden und welche nicht. Dies verhindert Ressourcenverschwendung für nicht autorisierte Projekte.

3. Risikomanagement: Im Projektauftrag werden Risiken und Hindernisse identifiziert. Dies ermöglicht es dem Team, proaktiv Maßnahmen zu ergreifen, um diese Risiken zu minimieren oder zu bewältigen.

4. Budgetkontrolle: Der Projektauftrag enthält Informationen zum Budget und den verfügbaren finanziellen Ressourcen. Dadurch wird sichergestellt, dass das Projekt im Rahmen der finanziellen Möglichkeiten bleibt.

5. Kommunikation: Der Projektauftrag dient als Kommunikationsmittel zwischen dem Projektteam, dem Management und anderen Stakeholdern. Er bietet eine klare Grundlage für Diskussionen und Entscheidungen.

6. Dokumentation: Der Projektauftrag dokumentiert die Projektgenehmigung und -ziele. Dies ist wichtig für die Nachverfolgung und spätere Bewertung des Projekterfolgs.

Zusammengefasst: Ein gut ausgearbeiteter Projektauftrag schafft Klarheit, minimiert Risiken und trägt dazu bei, dass das Projekt effizient und erfolgreich umgesetzt wird. 🚀