Lerneinheit: Aufgabenanalyse und Synthese als Grundlage einer Aufbauorgaisation

Aufgabenanalyse

Die Aufgabenanalyse ist ein zentraler Bestandteil des organisatorischen Gestaltungsprozesses. Sie beschreibt die systematische Zerlegung einer komplexen Hauptaufgabe eines Unternehmens in kleinere, handhabbare Teilaufgaben¹. Diese Teilaufgaben können dann auf einzelne Handlungsträger innerhalb der Organisation verteilt werden².

Das Ziel der Aufgabenanalyse ist es, durch die Zerlegung der Gesamtaufgabe in Elementaraufgaben, eine klare Struktur zu schaffen, die es ermöglicht, die Aufgaben effizient auf verschiedene Stellen innerhalb des Unternehmens zu verteilen¹. Dieser Prozess ist die Grundlage für die Schaffung einer effektiven Aufbau- und Ablauforganisation².

Die Aufgabenanalyse berücksichtigt verschiedene Gliederungsmerkmale, wie:

• Verrichtung: Die Art der Tätigkeit, z.B. bestellen, montieren, ausliefern.

• Objekt: Der Gegenstand der Handlung, z.B. Rohstoffe, Erzeugnisse, Märkte.

• Phase: Die Phase der Aufgabe, z.B. Planung, Realisierung, Kontrolle.

• Rang: Ob es sich um eine anordnende oder ausführende Aufgabe handelt.

• Zweckbeziehung: Das Ziel der Aufgabe, z.B. Fertigung als Kernprozess, Verwaltung als Supportprozess¹.

Die Ergebnisse der Aufgabenanalyse werden oft in Form eines Aufgabengliederungsplans dargestellt, der die Struktur und die Beziehungen zwischen den Teilaufgaben visualisiert². Dieser Plan dient als Basis für die anschließende Aufgabensynthese, bei der die Teilaufgaben zu Aufgabenkomplexen zusammengefasst und den entsprechenden Stellen zugeordnet werden.

Aufgabensynthese

Die Aufgabensynthese ist der Prozess, der auf der Aufgabenanalyse aufbaut und bei dem die identifizierten Teilaufgaben nach bestimmten Kriterien zu Aufgabenkomplexen zusammengefasst werden¹. Diese Aufgabenkomplexe werden dann den entsprechenden Stellen oder Abteilungen innerhalb einer Organisation zugewiesen².

Es gibt zwei Hauptansätze der Aufgabensynthese:

1. Aufbauorientierte Aufgabensynthese: Hierbei liegt der Fokus auf der Bildung der Aufbauorganisation. Die Teilaufgaben werden so zusammengefasst, dass sie den Aufgabenträgern zur Erfüllung übertragen werden können. Die kleinste Organisationseinheit in diesem Kontext ist die Stelle, der sowohl Aufgaben als auch Kompetenzen und Verantwortlichkeiten zugewiesen werden².

2. Ablauforientierte Aufgabensynthese: Dieser Ansatz konzentriert sich auf den Arbeitsablaufprozess. Es geht darum, die Teilaufgaben so zu gruppieren, dass ein effizienter Arbeitsablauf entsteht. Dabei werden die Aufgabenträger, die benötigten Sachmittel sowie die Beziehungen und Zusammenhänge zu anderen Aufgabenerfüllungsprozessen berücksichtigt¹.

Die Ergebnisse der Aufgabensynthese werden oft in einem Organigramm dargestellt, das die Struktur und die Beziehungen zwischen den verschiedenen Stellen und Abteilungen visualisiert². Ziel ist es, eine klare, lückenlose und überlappungsfreie Zuständigkeitsordnung zu schaffen, die eine effiziente und effektive Erfüllung der Unternehmensziele ermöglicht