Lerneinheit: Prozess und Prozessbeispiel für den agilen Einkauf

Der Prozess des agilen Einkaufs ist flexibel und iterativ, um schnell auf Veränderungen und Anforderungen reagieren zu können. Hier sind die wesentlichen Schritte:

1. Bedarfsanalyse und Planung:

   • Identifikation der Anforderungen: Bestimmen, welche Materialien oder Dienstleistungen benötigt werden.

   • Erstellung eines Backlogs: Eine Liste aller Aufgaben und Anforderungen, die im Einkaufsprozess berücksichtigt werden müssen[1].

2. Sprint-Planung:

   • Festlegung der Sprint-Ziele: Definieren, welche Aufgaben im nächsten Sprint (kurzer Arbeitszyklus) erledigt werden sollen.

   • Ressourcenzuweisung: Zuweisung der notwendigen Ressourcen und Verantwortlichkeiten für den Sprint[2].

3. Durchführung des Sprints:

   • Umsetzung der Aufgaben: Bearbeitung der Aufgaben im Sprint durch das cross-funktionale Team.

   • Tägliche Stand-up-Meetings: Kurze tägliche Meetings, um den Fortschritt zu besprechen und Hindernisse zu identifizieren[1].

4. Review und Retrospektive:

   • Sprint-Review: Überprüfung der Ergebnisse des Sprints und Feedback von Stakeholdern einholen.

   • Retrospektive: Analyse des Sprints, um Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren und Prozesse anzupassen[2].

5. Kontinuierliche Verbesserung:

   • Anpassung des Backlogs: Aktualisierung und Priorisierung des Backlogs basierend auf den Erkenntnissen aus dem Review und der Retrospektive.

   • Start des nächsten Sprints: Wiederholung des Prozesses mit dem nächsten Sprint[1].

Dieser iterative Ansatz ermöglicht es, flexibel auf Marktveränderungen und Kundenanforderungen zu reagieren und kontinuierlich Verbesserungen im Einkaufsprozess zu erzielen[1][2].

References

[1] Agiler Einkauf: Definition & wichtige Aspekte für Einkaufsspezialisten

[2] Agiles Procurement: Was bringt agiler Einkauf?

Prozessbeispiel

Hier ist ein Beispiel für den Prozess des agilen Einkaufs, um die Prinzipien und Schritte zu verdeutlichen:

Beispiel: Beschaffung einer neuen Software-Lösung

1. Bedarfsanalyse und Planung:

   • Identifikation der Anforderungen: Ein Technologieunternehmen benötigt eine neue Software-Lösung zur Verbesserung der internen Kommunikation.

   • Erstellung eines Backlogs: Alle Anforderungen und Aufgaben werden in einem Backlog gesammelt und priorisiert.

2. Sprint-Planung:

   • Festlegung der Sprint-Ziele: Das Team plant, in den nächsten zwei Wochen (Sprint) die Anforderungen zu definieren und potenzielle Anbieter zu identifizieren.

   • Ressourcenzuweisung: Die Verantwortlichkeiten werden klar verteilt, und die notwendigen Ressourcen werden bereitgestellt.

3. Durchführung des Sprints:

   • Umsetzung der Aufgaben: Das cross-funktionale Team, bestehend aus Mitgliedern der IT-Abteilung, des Einkaufs und der Endnutzer, arbeitet zusammen, um die Anforderungen zu verfeinern und eine Liste potenzieller Anbieter zu erstellen.

   • Tägliche Stand-up-Meetings: Kurze tägliche Meetings, um den Fortschritt zu besprechen und Hindernisse zu identifizieren.

4. Review und Retrospektive:

   • Sprint-Review: Am Ende des Sprints wird der Fortschritt überprüft, und das Team präsentiert die Liste der potenziellen Anbieter sowie die verfeinerten Anforderungen.

   • Retrospektive: Das Team analysiert, was gut gelaufen ist und was verbessert werden kann, um den nächsten Sprint effizienter zu gestalten.

5. Kontinuierliche Verbesserung:

   • Anpassung des Backlogs: Basierend auf dem Feedback aus dem Review und der Retrospektive wird das Backlog aktualisiert und priorisiert.

   • Start des nächsten Sprints: Der nächste Sprint beginnt, in dem das Team Angebote von den identifizierten Anbietern einholt und bewertet.

Durch diesen iterativen Prozess konnte das Unternehmen die Implementierungszeit der neuen Software-Lösung von ursprünglich geplanten sechs Monaten auf drei Monate reduzieren[1][2].

References

[1] Agiler Einkauf: Definition & wichtige Aspekte für Einkaufsspezialisten

[2] Agile Beschaffung: Definition & wichtige Aspekte für Einkäufer