Lerneinheit Erhebungstechniken im Rahmen der Situationsanalyse

Techniken der Informationsbeschaffung

• Dokumentenstudium

• Interview

• Fragebogen

• Multimomentstudie

• Selbstaufschreibung

• Laufzettelverfahren

Dokumentenstudium

In vielen Unternehmen werden zahlreiche Informationen schriftlich festgehalten. Meist sind diese Dokumentationen im Intranet oder in den betreffenden Abteilungen vorhanden. Der Vorteil dieser Erhebungstechnik besteht darin, dass Sie sich die Dokumentationen rasch besorgen und sich dadurch einen sehr guten Überblick verschaffen können. Ausserdem sind Sie bei Ihrem Dokumentenstudium von keinen weiteren Personen abhängig. Es ist jedoch auf die Aktualität der Dokumente zu achten. Werden sie nämlich nicht ordnungsgemäss nachgeführt und aktualisiert, können veraltete Informationen nicht nur ihre Gültigkeit verlieren, sondern den Leser auch in die Irre führen.

Interview

Wenn Sie etwas nicht wissen, liegt es nahe, jemanden zu fragen, der über das nötige Wissen verfügt. Beim Interview stellen Sie einer ausgesuchten Person (oder mehreren Personen) diverse Fragen und erhalten so viele konkrete und aktuelle Antworten. Wird nur eine Person interviewt, muss den gesammelten Informationen natürlich eine gewisse Einseitigkeit unterstellt werden. Wenn mehrere Interviewpartner zum selben Thema zur Verfügung stehen, ist es immer ratsam, mehrere Personen zu befragen. Dies kann aber schnell ein zeitintensives Unterfangen werden. Planung eines Interviews Beim Interview kommt es sehr auf den Befragten an. Aus diesem Grund ist der Auswahl der Interviewpartner besondere Beachtung zu schenken. Wählen Sie diejenige Person resp. Personen aus, die Ihnen die gewünschten Informationen am besten geben können. Gehen Sie beim Interview wie folgt vor:

1. Festlegung des geeigneten Interviewpartners

2. Anfrage des Interviewpartners/ Terminvereinbarung

3. Reservation Sitzungszimmer

4. Vorbereitung Gespräch

5. Durchführung

6. Auswertung Interview

Fragebogen

Der Fragebogen eignet sich gut, um Informationen von einer grossen Anzahl Personen zu erhalten. Das Interview stellt eine sehr gute Technik dar, um bspw. gezielt Informationen von einzelnen Mitarbeitenden zu sammeln. Um jedoch von einer kompletten Abteilung oder gar einem ganzen Unternehmen Informationen über alle Mitarbeitenden zu erhalten, ist diese Technik nicht geeignet. Hierfür eignet sich ein Fragebogen, der gezielt an mehrere Mitarbeitende gesendet wird. Diese haben genügend Zeit, die Fragen zu beantworten und den Bogen zurückzusenden. Ein Fragebogen kann geschlossene und offene Fragen enthalten. Der Vorteil bei geschlossenen Fragen liegt darin, dass man diese einfacher und teilweise sogar maschinell auswerten kann. Bei offenen Fragen ist die Qualität der Antworten besser, die Auswertung hingegen auch schwieriger.

Multimomentstudie

Open

Die Multimomentstudie eignet sich gut für Erhebungen zu verschiedenen Zeitpunkten. Stellen Sie sich vor, Sie müssten erheben, wie viele Leute pro Tag in Ihrem Unternehmen die Toilette aufsuchen. Wie würden Sie dabei vorgehen? Eine geeignete Technik wäre die sogenannte Multimomentstudie. Wie der Name bereits sagt, handelt es sich hierbei um mehrere (lat. multi) unterschiedliche Momente, in denen Sie vor Ort eine Auswertung bzw. Zählung durchführen. In unserem Beispiel würden Sie sich am Montag von 08: 00 bis 09: 00 Uhr, am Dienstag von 13: 00 bis 14: 00 Uhr etc. vor der Toilette stationieren und die Besucher zählen. Durch die vielen unterschiedlichen Aufnahmemomente ergibt sich eine recht verlässliche Aussage. Mit dem Einzug der Informatik und den dadurch möglichen Auswertungen durch Logfiles oder Datenbanken wird die Multimomentstudie heutzutage nicht mehr oft angewendet.

Selbstaufschreibung

Mit der Selbstaufschreibung kann man ohne grossen Aufwand zu vielen Informationen gelangen. Bei der Selbstaufschreibung werden diverse Mitarbeiter angefragt, ihren Tagesablauf zu dokumentieren. Beispielsweise geben Sie als Inhaber eines Arbeitspakets einer Gruppe von Beteiligten den Auftrag, ihren Tagesablauf zu notieren. Damit erkennen Sie Abläufe und Probleme. Die Selbstaufschreibung stellt eine geeignete Erhebungstechnik dar, um ohne grossen eigenen Aufwand an Informationen zu gelangen. Die Qualität hängt jedoch stark von den Mitarbeitenden ab, die die Selbstaufschreibung ausführen.

Laufzettelverfahren

Laufzettelverfahren eignen sich gut für Prozesse, die noch mittels Formularen organisiert werden. Obwohl heutzutage viele Abläufe elektronisch gesteuert werden, sind etliche Prozesse noch mittels Weitergabe von Dokumenten bzw. Formularen organisiert.

Diese Formulare werden von unterschiedlichen Personen ausgefüllt und weitergeleitet. Die Übersicht, wer diese Formulare entgegennimmt, was damit gemacht wird und an wen diese weitergeleitet werden, fehlt in vielen Fällen. Hier kommt die Erhebungstechnik «Laufzettelverfahren» ins Spiel. Dabei wird einer bestimmten Anzahl von Dokumenten, Formularen oder Artikeln (z. B. Lieferschein) ein Begleitpapier angeheftet, das alle Empfänger ausfüllen müssen. Somit wird der Weg des Dokuments ersichtlich und kann später ausgewertet werden.

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