Wie gelingt die Einführung eines Ökomanagementsystems
- Andreas Meyer
Sie möchten ein Umweltmanagementsystem nach ISO 14001 in Ihrem Unternehmen einführen, sind sich aber noch nicht genau sicher, wie die Einführung Umweltmanagement ISO 14001 genau abläuft? Auf dieser Seite zeigen wir Ihnen, worauf es bei der Einführung vom Umweltmanagement ISO 14001 ankommt und was Sie dabei beachten sollten.
Die Einführung eines Umweltmanagementsystems stellt Unternehmen und speziell die hierfür beauftragten Mitarbeiter oftmals vor eine große Herausforderung. Dabei gilt es, sich zunächst in die Materie eines Umweltmanagementsystems einzuarbeiten und alle Forderungen der Zertifizierungsnorm zu erfüllen. Im Vergleich zu einem QM-System wird dabei ein UM-System oftmals unterschätzt, speziell die Erfassung, Überprüfung und Bewertung der rechtlichen Verpflichtungen und anderen Anforderungen sind ein erheblicher Arbeitsaufwand. Bereits beim Aufbau des Systems werden dabei oftmals Fehler gemacht, welche im Nachhinein meist schwer zu korrigieren sind. Ein systematisches Vorgehen mit einer eindeutigen Zuordnung von Verantwortlichkeiten und Terminen kann hier einen roten Faden darstellen, um das Ziel der erfolgreichen Implementierung eines schlanken, praxisorientierten und nutzbringenden UMS bestmöglich zu erreichen. Lesen Sie also gleich weiter und erfahren Sie, wie Ihnen die Einführung Umweltmanagement ISO 14001 erfolgreich gelingt!
Gründe zur Einführung vom Umweltmanagement ISO 14001
Jedes Unternehmen, welches an der Einführung Umweltmanagement ISO 14001 interessiert ist, verfolgt ein spezielles Ziel. Dies kann sehr unterschiedlich sein. Der Sinn und das Verständnis für ein Umweltmanagementsystem ist untrennbar mit den hierzu zur Verfügung stehenden Ressourcen verknüpft. Bevor die Ressourcen an Personal, Infrastruktur und sonstigen Kosten also definiert werden, ist es unumgänglich, sich zu überlegen, welchen Nutzen und welchen Mehrwert ein UMS für das Unternehmen darstellt. Um dies jedoch genau bewerten zu können, sollte sich das Unternehmen gründlich informieren, welcher Aufwand, welche Kosten und welcher Nutzen zu erwarten sind.
Entscheidungsphase bei der Einführung vom Umweltmanagement ISO 14001
Nach dem gründlichen Abwägen des „Für und Wider“ muss die Leitung sich bewusst für oder gegen die Einführung Umweltmanagement ISO 14001 entscheiden. Diese Entscheidung sollte dabei wohl bedacht werden, da es nicht wirtschaftlich ist, ein begonnenes Einführungsprojekt abzubrechen oder nicht konsequent umzusetzen. Nach der Entscheidung für die Einführung müssen nun in den nächsten Schritten der Ablauf, die Zuständigkeiten und Termine festgelegt werden. Grundsätzlich sollte ebenfalls entschieden werden, ob die Einführung des Umweltmanagement Systems ISO 14001 ausschließlich mit eigenen Mitarbeitern oder mit externer Unterstützung durchgeführt werden soll. Beides hat Vor- und Nachteile.
Ein großer Vorteil bei der externen Unterstützung ist die Abdeckung des erhöhten Arbeitsaufwandes in der Aufbau- und Einführungsphase. Der in dieser Zeit erhöhte Arbeitsaufwand kann durch externe Berater abgefedert werden, so dass der Betriebsablauf und die Dauerarbeiten der internen Mitarbeiter nicht gestört werden. Ebenfalls haben Berater meist bereits fundierte Erfahrung mit geeigneten Umsetzungsmöglichkeiten, so dass Fehler und Doppelarbeit bei der Einführung vermieden werden können.
Ein Einführungsprojekt mit internen Mitarbeitern durchzuführen, hat den Vorteil, dass Betriebsabläufe und Ansprechpartner bereits bekannt sind. Dies ist speziell bei der Führung von Integrierten Managementsystemen von Vorteil. Eine oft bewährte Umsetzungsmöglichkeit ist eine Mischung aus externen und internen personellen Ressourcen. Erfahrene Berater analysieren und implementieren dabei die Prozesse zusammen mit den internen Mitarbeitern. So gestalten Sie das System praxisorientiert und normkonform.
Video: Welche UM Normen der ISO 14001 Familie gibt es?
Video: Warum brauchen wir die Umweltmanagement Norm ISO 14001?
Teambildungsphase bei der Umweltmanagement Einführung
Nach dem bewussten Entschluss der Leitung zur Einführung Umweltmanagement ISO 14001 werden im nächsten Schritt die Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten festgelegt. Bitte denken Sie daran, dass die Einführungsphase einen deutlich erhöhten Arbeitsaufwand verursacht. Alle internen Mitarbeiter benötigen die Zeitressourcen, um einerseits das Umweltmanagementsystem nach ISO 14001 so zu integrieren, dass dies wenn möglich ohne größere Unterbrechungen erfolgen kann, andererseits muss meistens parallel die „normale Arbeit“ weiterlaufen, ohne dass diese darunter leidet. Es hat sich bewährt, den späteren Umweltmanagement Beauftragten, welcher sich speziell bei der Führung um die Aufrechterhaltung und kontinuierliche Verbesserung des Systems kümmert und hierzu von der obersten Leitung beauftragt wurde, auch bereits in der Aufbauphase von Beginn an federführend zu berücksichtigen.
Bereits bei der Erfassung und Bestandsaufnahme der Prozesse ergeben sich oftmals Informationen, welche der Umweltmanagementbeauftragte bei der späteren Führung und Koordinierung der Managementarbeiten wissen sollte. Aus diesem Grund nimmt der UMB und dessen Stellvertreter direkt zu Beginn des Projektes eine Führungsrolle ein und stimmt mit den jeweils Vorgesetzten der einzelnen Organisationseinheiten ab, wer in welcher Abteilung bzw. welchem Unternehmensprozess als Ansprechpartner beim Aufbau des Umweltmanagementsystems ISO 14001 fungieren soll.
Da nicht immer alle Mitarbeiter von Beginn an über die Einführung des Umweltmanagementsystems informiert sind, hat sich in der Praxis eine kurze Kick-Off-Veranstaltung zum Thema bewährt. Hier wird allen Mitarbeitern, welche zum Gelingen des Projektes und der wirksamen Führung beitragen können, kurz erläutert, wie der Grundgedanke, die resultierenden Arbeiten und der geplante Ablauf zur Erreichung der Ziele ist. Oftmals übernimmt die Unternehmensführung dabei die Einleitung und übergibt an den von der Leitung beauftragten Umweltmanagementbeauftragten, welcher die Detailinformationen vermittelt. Dies hat auch einen psychologischen Nutzen, da die Leitung so repräsentiert, dass sie voll hinter dem System steht.
Festlegung der Umweltpolitik bei der Einführung vom Umweltmanagement ISO 14001
Die ISO 14001 fordert grob, dass die Organisation ein UM-System einführen, dokumentieren, verwirklichen, aufrechterhalten und ständig verbessern muss. Da das Managementsystem der Organisation angemessen sein muss, sollte die verantwortlichen Mitarbeiter im ersten Schritt genau mit der Leitung definieren, was sie durch die Einführung Umweltmanagement ISO 14001 erreichen möchten. Die Unternehmensleitung dokumentiert die Ausrichtung des Umweltmanagement Systems anhand der Umweltpolitik. In der Umweltpolitik legen sie dabei fest, welche unternehmensspezifischen Ziele das Unternehmen erreichen möchte, wodurch sie sich in der Umweltpolitik verpflichtet. Die Politik sollte dabei nicht zu spezifisch sein, die umweltrelevanten Aspekte und die von der Norm geforderten Inhalte jedoch so abbilden, dass sich alle Mitarbeiter hiermit identifizieren können und so die vorgegebene Umweltpolitik jeder für seine spezifischen Tätigkeiten anwenden und umsetzen kann.
Projektplanungsphase bei der Einführung
Die Einführung Umweltmanagement ISO 14001 ist nichts anderes, als ein Projekt und Sie sollten es auch genauso behandeln. Die Projektleitung erstellt hierzu einen Projektplan mit „Meilensteinen“ bis wann, wer, welche Arbeiten umsetzen soll. Bitte beachten Sie hierbei eine logische und zeitoptimierte Reihenfolge, um die Arbeiten und damit verbundenen eingesetzten Ressourcen so effizient wie möglich zu nutzen. Nach der Festlegung des Projektplans ist es sinnvoll, diesen mit der Leitung abzustimmen und durch die Leitung formal freigeben zu lassen.
Da die Leitung die Ressourcen zur Einführung vom Umweltmanagement ISO 14001 gemäß Normforderung zur Verfügung stellen muss, ist dies auch im Sinne der Norm und beugt Missverständnissen bei der Umsetzung vor. Nach dem Beginn des Umweltmanagement Projektes sollten die beteiligten Mitarbeiter regelmäßige Projekttreffen durchführen, in welchem sie den aktuellen Stand erörtern. Auch Terminverschiebungen sollten diese hier abstimmen, da sich hieraus oftmals auch Verschiebungen für den weiteren Projektablauf ergeben. Im Folgenden erhalten Sie einen beispielhaften Projektplan, der Ihnen die Einführung Umweltmanagement ISO 14001 erleichtert:
Projektplan zur Einführung eines Umweltmanagement Systems ISO 14001 | |
|---|---|
Anwendungsbereich des UM-Systems und Unternehmensprofil definieren. | |
Mitarbeiter und Prozessverantwortliche informieren. | |
UMB benennen, Stellenbeschreibung ausfüllen. | |
Umwelt-Projektteam bilden und Projekt planen (Kickoff durchführen). | |
Umweltpolitik durch das oberste Führungsgremium festlegen. | |
Dokumentation zu Planungsarbeiten erstellen. | |
Ermittlung der direkten und indirekten Umweltaspekte. | |
Ermittlung aller geltenden rechtlichen Verpflichtungen und anderer Anforderungen. | |
Festlegen von Umweltzielen und -programmen. | |
10. | Dokumentation der durchzuführenden Arbeiten zur Verwirklichung des UMS erstellen. |
11. | Festlegung und Beschreibung aller Ressourcen (Personal, Infrastruktur und technischen Einrichtungen), welche zur Aufrechterhaltung des UMS benötigt werden. |
12. | Ermittlung des Schulungsbedarfes und Durchführung aller relevanten Schulungen und Unterweisungen. |
13. | Festlegung der internen und externen Kommunikationsmöglichkeiten und der involvierten Mitarbeiter. |
14. | Erstellung und Bearbeitung aller umweltrelevanten Dokumente, welche zur Erfassung und Führung des UMS notwendig sind. |
15. | Erfassung und „Lenkung“ aller zum UMS gehörenden Dokumente. |
16. | Festlegung und Lenkung von Abläufen und Tätigkeiten. |
17. | Notfallvorsorge und Gefahrenabwehr. Erfassung von ggf. bereits aufgetretenen Vorfällen (ggf. Störfällen) und Notfällen. |
18. | Dokumentation der durchzuführenden Arbeiten zur Überprüfung des UMS. |
19. | Definition und Messung der umweltrelevanten Arbeitsabläufe. |
20. | Überprüfung und Bewertung der Umsetzung von rechtlichen Verpflichtungen im Unternehmen. |
21. | Ergreifung von Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen bei Fehlentwicklungen. |
22. | Erstellung eines Verfahrens zur Lenkung von Aufzeichnungen. |
23. | Durchführung, Planung und Bewertung von Internen Audits. |
24. | Erstellung der Managementbewertung (Review). |
25. | Beantragung des Zertifizierungsvorhabens. |
26. | Durchführung des Zertifizierungsaudits durch Zertifizierungsunternehmen. |
Bestandsaufnahme bei der Einführung vom Umweltmanagement ISO 14001
Zu Beginn des Projektes sollte zunächst eine fundierte Bestandsaufnahme bzw. Ist-Analyse erfolgen. Dabei entscheiden Sie, welche bereits vorhandenen Elemente, Prozesse und ggf. Dokumentationen mit in das Umweltmanagement System ISO 14001 integriert werden und beim Aufbau des Systems berücksichtigt werden sollen. Die Bestandsaufnahme bzw. Umweltbetriebsprüfung muss dabei sehr gründlich und vollständig durchgeführt werden, da Lücken bei der Ist-Analyse meist bei der späteren Aufnahme deutlich zeit- und arbeitsaufwändiger nachgeholt werden müssen.
Umweltaspekte bei der Einführung vom Umweltmanagement ISO 14001
Bevor Sie das Umweltmanagement ISO 14001 überhaupt umgesetzen können, müssen Sie zunächst einmal für das Unternehmen bedeutende Umweltaspekte und die relevanten umweltrechtlichen Anforderungen erfassen. Dies geschieht mittels einer systematischen Bestandsaufnahme, der sogenannten Umweltprüfung. Für produzierende Gewerbe sind solche Umweltaspekte z.B. der Verbrauch von Rohstoffen, der Verkehr, Abfälle, die Biodiversität, oder eventuelle Bodenverunreinigungen. Bei Unternehmen aus dem Dienstleistungssektor können auch indirekte Umweltaspekte, wie z.B. Investitionsentscheidungen, von Bedeutung sein. Nachdem die verantwortlichen Mitarbeiter die verschiedenen Umweltaspekte erfasst haben, können sie diese anschließend bewerten. So können die für das Unternehmen wirklich bedeutsamen Umweltaspekte aufgestellt werden. Bei der Ermittlung und Bewertung der direkten und indirekten Umweltaspekte werden unter festgelegten Kriterien die im Unternehmen vorhandenen Umweltaspekte so erfasst und bewertet, dass die bedeutenden Umweltaspekte herausgearbeitet und anschließend wenn möglich kontinuierlich verbessert werden. Die Beherrschung der identifizierten bedeutsamen Umweltaspekte bildet den Kern des Umweltmanagementsystems nach ISO 14001.
Video: Was ist die Umweltmanagement Norm ISO 14001?
Video: Was ist ein Prozess?
Rechtlichte Verpflichtungen und Anforderungen bei der Einführung vom Umweltmanagement ISO 14001
Die Einhaltung der gesetzlichen Auflagen, egal ob es die allgemeine Gesetzgebung oder spezielle Genehmigungen sind ist die zentrale Forderung eines Umweltmanagementsystems. Die Umsetzung erfolgt oftmals durch die Anwendung von Rechts- und Genehmigungskatastern. Eine regelmäßige Bewertung muss ebenfalls durchgeführt und nachweislich umgesetzt werden.
Umweltziele und Programme bei der Einführung Umweltmanagement ISO 14001
Das UM-System nach ISO 14001 beruht auf zwei Säulen. Einerseits werden Umweltziele sowie ein Aktionsplan, der das Vorgehen zur Erreichung der Umweltziele definiert, festgelegt. Basierend auf dieser ersten Säule des Umweltmanagement ISO 14001 entscheidet das Unternehmen, welche konkreten Verbesserungen es anstrebt. Die zweite Säule der Umweltmanagements ist die Planung und Durchführung der mit den bedeutenden Umweltaspekten verbundenen Tätigkeiten. Diese Tätigkeiten sollten so geplant und umgesetzt werden, dass keine vermeidbare Umweltverschmutzung entsteht. Außerdem muss der verantwortliche Mitarbeiter die Wirksamkeit der Tätigkeiten regelmäßig messen und überwachen. So können eventuelle Probleme rechtzeitig erkannt und abgestellt und die erreichte Leistung nachgewiesen werden. Um die bedeutenden Umweltaspekte zu verbessern, muss das Unternehmen umweltrelevante Ziele und Programme festlegen und bearbeiten. Hierzu müssen die jeweiligen Verantwortlichkeiten, Mittel und Termine in den Zielen und Programmen festgelegt werden.
Quelle: Wie gelingt die Einführung Umweltmanagementsystem gem. ISO 14001?