Qualitätsmanagementorganisation

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Qualität ist Chefsache: Nach ISO 9001 benennt das Unternehmen einen Manager der Führungsebene als den „Qualitätsbeauftragten“ oder den „Qualitätssystemmanager“. Dieser hat die Aufgabe, die Qualitätspolitik sowie das Management- system zu erarbeiten. Doch wer ist für die operativen Aufgaben des Qualitätswesens in den einzelnen Fertigungsbereichen zuständig?

Jede Abteilung oder Organisationseinheit ist für Qualität in ihrem Bereich zuständig. Daher hängt der Aufbau des Qualitätsmanagements sehr von der internen Betriebsorganisation ab. Bedenken Sie bei der Qualitätsmanagementorganisation sowohl die Ablauflauforganisation als auch die Aufbauorganisation. Jedes Qualitätsmanagementsystem benötigt eine transparente Organisation der Abläufe: Prozesse, Verfahrensschritte, Meilensteine und Entscheidungspunkte für alle qualitätssichernden Maßnahmen werden in Form von Ablaufdiagrammen als Qualitätsplan vorgegeben.

Nachhaltige QM-Organisation

Die Aufbauorganisation des Qualitätsmanagements hingegen regelt die Verantwortungsbereiche und Kompetenzen zur Umsetzung der Qualitätsmaß- nahmen. Qualitätsmanagement konzentriert sich auf den Ablauf von Prozessen. Daher sollten Sie dafür sorgen, dass sich die Aufbauorganisation den Qualitätsprozessen anpasst. Andererseits ist die Zuordnung von Verantwortungen und Kompetenzen in den meisten Unternehmen über die Betriebsorganisation vorgegeben. Jedes Unternehmen benötigt deshalb eine sehr individuelle Lösung für die Qualitätsmanagementorganisation.

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Wenn Sie in einem bereichsorientierten Unternehmen das Qualitätsmanagement organisieren, gehen Sie anders vor als in einem prozessorientierten Unternehmen. Wenn das Organigramm in Ihrem Unternehmen sowohl Bereiche als auch Prozesse hervorhebt, dann liegt eine Matrixorganisation vor.

Qualitätsaufgaben im Fertigungsbereich

Der Beauftragte aus der Führungsebene kann die operativen Aufgaben des Qualitätswesens an einen Qualitätsleiter oder einen Qualitätsbeauftragten weitergeben. Diese operativen Aufgaben umfassen:

• Qualitätsförderung: Schulung, Motivation, Berichte, Verbesserungsprogramme

• Qualitätstechnik: Planung, Methoden, Statistik

• Qualitätslenkung: Korrekturmaßnahmen, Endprüfungen

• Qualitätsaudits: Prozess-, Produkt-, Lieferanten-, Selbstprüfungsaudit

• Messtechnik: Feinmesstechnik, Prüfpläne, Prüfmittelplanung und -überwachung, Messlabor, Werkzeuge

• Produktbeobachtung: Frühausfälle, Schadensanalyse

Nachdem Sie als Qualitätsbeauftragter die Aufgaben des Qualitätswesens gemäß den Prozesserfordernissen eingeführt haben, können die einzelnen Aufgaben schrittweise von den Organisationseinheiten des Unternehmens selbst übernommen werden. Als oberstes Gebot des Qualitätsmanagements gilt, dass jede Organisationseinheit und jeder Funktionsleiter für die Qualität der Arbeit innerhalb der vorgegebenen Qualitätsziele selbst verantwortlich ist.

Bereichs- oder prozessorientiertes Unternehmen?

In bereichsorientierten Unternehmen herrscht eine arbeitsteilige Gliederung nach unterschiedlichen Bereichen mit speziellen Funktionen vor. Typische Funktionen sind Entwicklung, Produktion, Materialwesen, Marketing, Vertrieb, Finanz- und Rechnungswesen, Personal und Organisation. Dieser Aufbau spiegelt sich in dem Unternehmensorganigramm wider.

In der Praxis gibt es durch die Klarheit in den Weisungsbeziehungen selten Abstimmungsprobleme. Es kommt allerdings oft zu einer starken Belastung der Bereichsleiter, wenn abteilungsübergreifende Prozessfragen geklärt werden sollen. Denn dann werden sie mit sehr vielen Detailfragen belastet. Werden die Fragen zu speziell, reicht unter Umständen die Sachkompetenz des betroffenen Bereichsleiters nicht mehr aus.

In prozessorientierten Unternehmen hingegen ist die Organisation auf Kunden- und Geschäftsprozesse ausgerichtet. Statt einzelner Bereiche steht der Vorgang im Vordergrund, der durch einen Kundenauftrag ausgelöst wurde.

*Beispiel einer prozessorientierten Gliederung:*

• Geschäftsprozesse für Standardprodukte

• Geschäftsprozesse für Neuentwicklungen

• Geschäftsprozesse für Service und Beratung

Qualitätsmanagement in bereichsorientierten Unternehmen

Um die Eigenverantwortung für die Qualität der Arbeit zu steigern, wird jeder Bereich um eine Qualitätsverantwortung ergänzt. Die Koordination des Qualitätssystems wird von einem Qualitätsmanagement-Lenkungssauschuss ständig unterstützt, überprüft und gesteuert. Diesem Lenkungsausschuss gehören die Geschäftsleitung, Sie als Qualitätsmanagementbeauftragter und alle Bereichs- und Funktionsleiter an. Qualitätsverbesserungsteams (QVT) optimieren Schwachstellen dort, wo sie auftreten.

Die Qualitätsmanagementfunktionen der einzelnen Bereiche ergeben sich aus den Prozessen und Verfahren und deren Rahmenbedingungen. Sie umfassen folgende Aufgaben:

• Entwicklungsqualität: präventive Qualitäts- und Zuverlässigkeitssicherung, -planung und -prüfung, statistische Versuchsmethodik, Konstruktions-FMEA, Fehlerbaumanalyse, Design-Review, Prozessaudits

• Produktionsqualität: Qualitätsplanung, -prüfung, -lenkung, Qualitätstsaudits, Messtechnik, Prozess-FMEA, Qualitätszirkel, Prozesssicherheit. Das betrifft vor allem Sie als Qualitätsmanagementbeauftragten Produktion. Sie arbeiten eng mit den Abteilungsleitern der einzelnen Produktionsbereiche zusammen, um abteilungsübergreifende Qualitätssicherung zu gewährleisten

• Materialwesen – Beschaffungsqualität: Lieferantenbewertung und -audit, Vereinbarungen zur Qualitätssicherung, Erstmusterprüfung, Qualität von Lagerung, Verpackung und Transport, Just-in-time-Vereinbarungen

• Marketing – Planungsqualität: Ermittlung der Anforderungen des Marktes an Qualität und Zuverlässigkeit, Vergleich mit dem Angebot der Wettbewerber, Produktplanung orientiert am Kundenwunsch

• Vertrieb – Servicequalität: Qualität von Bestellungen und Auslieferungen, Kundendienstqualität, Verfügbarkeit der Ersatzteile, Qualität der Instandhaltung, Produktbetreuung, Garantie- und Kulanzabwicklung

• Finanz- und Rechnungswesen – Qualität des Controllings: Erfassung und Analyse der Qualitätskosten, Controlling der Qualitätskostenziele, Rechtsgrundlagen des Qualitätsmanagements, Produkthaftung und Risikomanagement

• Personal und Organisation – Fortbildungs- und Organisationsqualität: Ablauf und Aufbau des Quality Managements in Unternehmen, Planung und Durchführung der Schulungen im Bereich Qualität und Zuverlässigkeit, Programme zur Motivation und Förderung der Mitarbeiter, Unterstützung bei der Einführung der Qualitätszirkel

• Geschäftsleitung – Führungsqualität: Entwicklung von Visionen, Grundwerten und Qualitätskultur, Imitierung von Managementsystemen und Verbesserungsprogrammen, Förderung des Total Quality Management (TQM), Anerkennung der Qualitätsmanagementleistungen aller Mitarbeiter

• TQM-Beauftragter – Qualitätssystemmanagement: Einführung, Vorbereitung der Zertifizierung, Erstellung des Qualitätsmanagement-Handbuches, Systemaudits, Qualitätsinformationssystem, Qualitätsreports, Koordination und Coaching der Qualitätsaktivitäten in allen Bereichen

Als Qualitätsbeauftragter Produktion koordinieren Sie diese Aufgaben für die verschiedenen Produktionsbereiche.

QM-Organisation in einem prozessorientierten Unternehmen

In diesem Fall ist die Aufgabe für Sie als Qualitätsmanagementbeauftragten leichter, denn diese Form der Betriebsorganisation unterstützt die prozessorientierte Arbeitsweise des Qualitätsmanagements. Der Eigentümer des Geschäftsprozesses (process owner) ist für alle qualitätsrelevanten Maßnahmen und für die Optimierung des Geschäftsprozesses verantwortlich. Das kann der Leiter einer Organisationseinheit sein, oder auch ein Projektleiter, der mit einem bestimmtes Produktionsprojekt betraut wurde. Er hat die Aufgabe, den Prozess unbehindert, zielorientiert und mit einem Minimum an Schnittstellen zu steuern.

Eine Prozesslandkarte veranschaulicht die Schnittstellen und Rahmenbedingungen verschiedener Prozesse.

Diese Organisationsform erleichtert folgende Punkte:

• Konzentration auf die Wertschöpfung,

• Verschlankung des Gesamtprozesses

• Minimierung der Schnittstellen

• Autonomie und Verantwortung in der Wertschöpfung

• Verstärkung des Prinzips der internen Kunden-Lieferantenbeziehung und der damit verbundenen Qualitätsverantwortung

• Mehr Flexibilität bei Kundenwünschen

• Reduzierte Durchlaufzeiten und Kosten

Die Schwierigkeiten dieser Organisationsform liegen allerdings darin, häufig wechselnde Prozessabläufe zu handhaben.

*Fazit:* Eine prozessorientierte Organisation hat für das Qualitätsmanagement viele Vorteile. In der Praxis werden Sie jedoch gerade in mittleren Unternehmen oft eine Bereichsorganisation vorfinden. Das Qualitätsmanagement-Organisationsschema hilft Ihnen dann, die Qualitätsmanagementaufgaben sinnvoll zu verteilen. In Teilbereiche oder bei Neugründung von Geschäftseinheiten haben Sie eine gute Gelegenheit, direkt auf die Aufbauorganisation Einfluss zu nehmen. Machen Sie in diesem Fall die Vorzüge einer Prozessorientierung sowohl für das Qualitätsmanagement als auch für das gesamte Unternehmen deutlich.